Regulamentul pentru regimul actelor de studii eliberate cadrelor didactice de catre inspectoratele scolare si centrele de perfectionare

Articolul 6
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se transcriu din anexele la ordinul ministrului educatiei nationale privind validarea rezultatelor examenului national de definitivare in invatamant, precum si din baza de date pusa la dispozitie de inspectorul scolar pentru dezvoltarea resursei umane. Datele necesare pentru completarea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) se transcriu din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor, precum si din anexele la ordinul ministrului educatiei nationale.
(2) In actele de studii, numele titularului, precum si toate prenumele se inscriu fara prescurtari, cu litere mari, de tipar, utilizand diacriticele. In toate actele de studii se inscriu cu majuscule toate initialele prenumelui tatalui, doar prima litera din prenume. Initialele prenumelui mamei se inscriu in cazul in care tatal este necunoscut.
(3) Datele privind locul nasterii, precum si celelalte mentiuni se inscriu cu litere mari, de tipar. Inscrierea in actele de studii a locului nasterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat si aflat in uz la data eliberarii actului de nastere.
(4) Mediile/Notele obtinute la examenul de absolvire se inscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se inscrie dupa modelul: 8,89 (opt 89%).
(5) Mentiunile despre an, luna si zi se inscriu cu cifre arabe.
(6) In actele de studii nu se admit modificari privind datele personale ale titularilor si nici nu se elibereaza alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate dupa eliberarea actelor de studii originale, cu exceptia situatiilor impuse de hotarari judecatoresti definitive sau de schimbare a numelui pe cale administrativa.
(7) Dupa completare, actele de studii se semneaza si se stampileaza de catre persoanele indicate pe formular, cu pasta, tus sau cerneala neagra. Sub semnatura se trec, in clar, numele si prenumele acestora, precum si functia. Nu se admite aplicarea parafei in locul semnaturii originale.
(8) In toate cazurile, stampila trebuie sa se aplice clar in spatiul precizat pe formular, fara a se acoperi semnaturile autorizate, iar textul trebuie sa fie citet.
(9) Actele de studii se elibereaza, de regula, titularilor, in baza cartii de identitate/buletinului sau a pasaportului, care semneaza pe actul original si pe matca (cotor).
(10) In situatii exceptionale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din tara - actele de studii se elibereaza persoanelor imputernicite, pe baza de procura autentificata de notariat sau eliberata de ambasada tarii respective in Romania ori de oficiul diplomatic/consular roman din tara de resedinta, care se pastreaza in arhiva cu termen permanent.
(11) Imputernicitul semneaza pentru primire, in clar, in Registrul unic de evidenta a formularelor actelor de studii si pe cotorul/matca actului de studii eliberate la nivelul inspectoratului scolar sau la nivelul centrului de perfectionare, dupa caz, dar nu si pe formularul original al actului de studii eliberat. Matca/Cotorul actului de studii ramane in arhiva inspectoratului scolar sau a centrului de perfectionare, dupa caz, cu termen permanent, avand inscrise toate datele de pe exemplarul original care se elibereaza titularului.
(12) In Registrul unic de evidenta a formularelor actelor de studii, la rubrica "mentiuni", se trec: numele, prenumele si calitatea imputernicitului, precum si datele de identitate ale acestuia.
(13) Actele de studii completate si neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate sotului/sotiei, precum si unui membru al familiei - rude de gradul I si II - al titularului decedat, in baza unei cereri aprobate de inspectoratul scolar, insotita de copia conforma cu originalul a certificatului de deces si de o declaratie notariala pe propria raspundere privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.

Articolul 7
(1) Inainte de a fi eliberate absolventilor, actele de studii sunt prezentate inspectoratului scolar, in vederea aplicarii timbrului sec, insotite de un borderou, in doua exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2) Borderoul cuprinde urmatoarele rubrici: numarul curent, numele absolventului, initialele prenumelui tatalui/mamei, prenumele absolventului, seria si numarul formularului, anul absolvirii, mentiuni.
(3) Pe borderouri se face mentiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numar de . . . . . . . . . . (urmeaza denumirea actului de studii)", dupa care urmeaza data, numele, prenumele si semnatura persoanei imputernicite pentru aplicarea timbrului sec.
(4) Pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a), un exemplar din borderou ramane la persoana responsabila cu gestionarea actelor de studii, iar al doilea exemplar se pastreaza de catre inspectorul scolar pentru dezvoltarea resursei umane. Pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), un exemplar din borderou ramane la inspectoratul scolar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul scolar, se pastreaza in arhiva centrului de perfectionare.

Articolul 8
(1) Responsabilitatea completarii, eliberarii si anularii actelor de studii si a duplicatelor revine dupa cum urmeaza:
a) in cazul actului de studii prevazut la art. 1 alin. (4) lit. a) - inspectorului scolar general, inspectorului scolar pentru dezvoltarea resursei umane si persoanei cu atributii privind actele de studii din cadrul inspectoratului scolar;
b) in cazul actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) - directorului si secretarului-sef/secretarului centrului de perfectionare.
(2) Actele de studii se elibereaza titularului/imputernicitului pe baza prezentarii documentului de identitate/procurii, in termen de maximum 90 de zile de la promovarea examenului de definitivare/absolvire/finalizare.
(3) Titularul/Imputernicitul este obligat sa verifice corectitudinea datelor din tipizat si sa semnaleze pe loc eventualele greseli constatate.
(4) Conducerea inspectoratului scolar, respectiv a centrului de perfectionare are obligatia de a lua masuri pentru evitarea stocarii nejustificate a actelor de studii, instiintandu-i la timp pe toti absolventii, in vederea ridicarii actelor de studii respective.
(5) Actele de studii intocmite si neridicate se pastreaza in arhiva pana la eliberare .
(6) Dupa finalizarea examenului, toate documentele aferente acestuia se pastreaza si se arhiveaza la nivelul centrului de perfectionare sau la nivelul inspectoratului scolar, dupa caz, cu termen 100 de ani, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata.

Articolul 9
(1) Necesarul actelor de studii se stabileste astfel:
a) la nivelul Ministerul Educatiei Nationale, pentru fiecare inspectorat scolar, pentru actele prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) in baza ordinului ministrului privind validarea rezultatelor examenului national de definitivare in invatamant din sesiunea respectiva. Necesarul de acte de studii, centralizat de Biroul acte de studii din Ministerul Educatiei Nationale, este transmis Companiei Nationale "Imprimeria Nationala" - S.A. spre tiparire si repartizare la inspectoratele scolare;
b) pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), necesarul se determina, sub directa coordonare a directorului centrului de perfectionare, in raport cu numarul absolventilor si se inainteaza inspectoratului scolar spre avizare si centralizare.
(2) Inspectoratele scolare centralizeaza comenzile pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) si solicita aprobarea Biroului acte de studii din Ministerul Educatiei Nationale, in vederea tiparirii acestora. Ulterior primirii aprobarii, inspectoratele scolare instiinteaza centrele de perfectionare pentru demararea procedurii de tiparire a actelor de studii comandate.
(3) Costurile implicate de tiparirea actelor de studii sunt suportate astfel:
a) pentru actul de studii prevazut la art. 1 alin. (4) lit. a), de catre Ministerul Educatiei Nationale;
b) pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), de catre centrele de perfectionare.
(4) Ministerul Educatiei Nationale, prin Biroul acte de studii, acorda anual serie si numar pentru tipurile de formulare ale actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) si controleaza sistematic respectarea riguroasa a gestionarii acestora.
(5) Se pot comanda, in limitele a 10% in plus, formulare pentru acte de studii necesare intocmirii duplicatelor si pentru acoperirea numarului de formulare anulate datorita greselilor de completare a acestora.

Articolul 10
(1) Predarea/Primirea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se face de catre o comisie de receptie a inspectoratului scolar constituita dintr-un delegat imputernicit si un insotitor, stabilita in baza unei imputerniciri emise de inspectorul scolar general, prin completarea unui proces-verbal care contine, in mod obligatoriu, seria si numerele formularelor primite.
(2) Inspectorii scolari generali sau inspectorii scolari generali adjuncti, care raspund de gestionarea actelor de studii, impreuna cu comisia de receptie a inspectoratului scolar, verifica, la sosirea in institutie, toate formularele actelor de studii prevazute la alin. (1) comandate si le predau, pe baza de proces-verbal, persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului scolar general pentru a raspunde de gestiunea actelor de studii.