Legea nr. 135/2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica

Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege.

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

Art. 1. - Prezenta lege stabileste regimul juridic aplicabil crearii, conservarii, consultarii si utilizarii documentelor in forma electronica arhivate sau care urmeaza a fi arhivate intr-o arhiva electronica.

Art. 2. - Operatiunile de prelucrare arhivistica a documentelor in forma electronica se fac cu respectarea dispozitiilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a reglementarilor in vigoare privind conservarea, accesul si protectia informatiei cu caracter public sau privat.

CAPITOLUL II
Definitii

Art. 3. - In intelesul prezentei legi, termenii si notiunile de mai jos au urmatoarea semnificatie:

a) administrator al arhivei electronice - persoana fizica sau juridica acreditata de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice;

b) arhiva electronica - sistemul electronic de arhivare, impreuna cu totalitatea documentelor in forma electronica arhivate;

c) furnizor de servicii de arhivare electronica - orice persoana fizica sau juridica, acreditata sa presteze servicii legate de arhivarea electronica;

d) mediu de stocare - orice mediu pe care se poate inregistra sau de pe care se poate reda un document in forma electronica;

e) mesaj electronic - documentul in forma electronica ce contine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum si momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat in scopul transmiterii la distanta a unei informatii prin mijloace electronice;

f) regim de acces la document - gradul in care se acorda drept de acces la document de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;

g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectarii, stocarii, organizarii si catalogarii documentelor in forma electronica in scopul conservarii, consultarii si redarii acestora;

h) titular al dreptului de dispozitie asupra documentului - persoana fizica sau juridica proprietara sau, dupa caz, emitenta a documentului, care are dreptul de a stabili si modifica regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.

CAPITOLUL III
Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica

Art. 4. - Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile prezentei legi.

Art. 5. - Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile si se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare.

Art. 6. - (1) Cu 30 de zile inainte de inceperea activitatilor legate de arhivarea documentelor in forma electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare electronica au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati .

(2) Odata cu efectuarea notificarii prevazute la alin. (1), administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu .

(3) Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, cu cel putin 10 zile inainte, orice intentie de modificare a procedurilor de securitate si de conservare, cu precizarea datei si orei la care modificarea intra in vigoare, precum si obligatia de a confirma, in termen de 24 de ore, modificarea efectuata.

(4) In cazurile de urgenta in care securitatea serviciilor de arhivare este afectata, administratorul arhivei electronice poate efectua modificari ale procedurilor de securitate si de conservare, urmand sa comunice, in termen de 24 de ore, autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, modificarile efectuate si justificarea deciziei luate.

(5) Administratorul arhivei electronice este obligat sa respecte, pe parcursul desfasurarii activitatii, procedurile de securitate si de conservare declarate potrivit alin. (2)-(4).

CAPITOLUL IV
Crearea arhivei electronice

Art. 7. - Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:

a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;

b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

d) transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2).

Art. 8. - (1) Documentul in forma electronica ce indeplineste conditiile prevazute la art. 7 este semnat electronic de catre administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice.

(2) Administratorul arhivei electronice ataseaza, pentru fiecare document in forma electronica arhivat, o fisa in forma electronica, ce va contine cel putin urmatoarele informatii:

a) proprietarul documentului in forma electronica;

b) emitentul documentului in forma electronica;

c) titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;

d) istoricul documentului in forma electronica;

e) tipul documentului in forma electronica;

f) nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;

g) formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;