Ordinul nr. 4/2010 pentru aprobarea Normelor privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari

d) sa initieze si sa organizeze activitatea de intocmire a Nomenclatorului arhivistic al asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari si sa il actualizeze periodic; sa asigure legatura cu Arhivele Nationale in vederea verificarii si confirmarii nomenclatorului si sa urmareasca modul de aplicare a acestuia de catre structurile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari;
e) sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidenta aflate in depozit;
f) sa asigure evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrelor specifice;
g) sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii documentelor solicitate de cetateni (asigurati, pagubiti, angajati etc.), in conformitate cu legislatia arhivistica in vigoare;
h) sa puna la dispozitie pe baza de semnatura si sa tina evidenta documentelor imprumutate compartimentelor, iar la restituire sa verifice integritatea documentului imprumutat;
i) sa organizeze depozitul de arhiva dupa criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare; sa solicite conducerii asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari dotarea corespunzatoare a depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), sa informeze conducerea acestora si sa propuna masuri in vederea asigurarii conditiilor corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;
j) sa puna la dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de control privind situatia arhivelor la creatori;
k) sa pregateasca documentele cu valoare istorica si inventarele acestora, in vederea predarii lor la Arhivele Nationale, conform legislatiei arhivistice in vigoare.
(3) Compartimentele de arhiva/Persoanele desemnate responsabile cu problemele de arhiva raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor inscrise in Nomenclatorul arhivistic al societatii.

Art. 7
Fiecare asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari are obligatia de a intocmi Nomenclatorul arhivistic al societatii, care va fi transmis spre avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor si supus aprobarii Arhivelor Nationale.

Art. 8
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inventaria documentele si de a le preda compartimentului de arhiva.
(2) Documentele se grupeaza in dosare, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predareprimire.
(4) In cadrul compartimentului de arhiva, asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor organiza depozitul de arhiva.
(5) Pana la predarea la compartimentul de arhiva a documentelor, se va intocmi o evidenta provizorie a acestora, pe suport electronic si pe suport hartie, cu obligativitatea actualizarii acesteia periodic.

Art. 9
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a intocmi evidenta dosarelor depuse la depozitul de arhiva, respectiv a documentelor scoase din depozit .
(2) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii ori sustragerii.
(3) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza Registrului de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice. In evidenta informatica a unitatilor arhivistice urmeaza a fi pastrate in mod obligatoriu urmatoarele informatii: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritoriala emitenta a documentului, numarul documentului.
(4) In cazul in care un asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari intentioneaza sa scoata dosare din evidenta arhivei, in vederea selectionarii, transferului catre un alt asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat, operatiunea se va efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor.

Capitolul III - Pastrarea documentelor si organizarea depozitului de arhiva

Art. 10
Sediile sociale si sediile secundare ale asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari vor fi prevazute cu spatii special amenajate pentru pastrarea arhivei.

Art. 11
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a organiza depozitul de arhiva, conform legii.
(2) Depozitul de arhiva va fi dotat, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor, de prevenire a inundatiilor, precum si cu aparatura specifica de urmarire si asigurare a microclimatului si de control al accesului in depozit .

Art. 12
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor depune spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale sau, dupa caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Nationale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Dosarele de dauna, impreuna cu evidenta completa a acestora, precum si evidentele tehnico-operative si contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurarilor de viata, precum si orice alte rapoarte prevazute de Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, de Legea nr. 503/2004, precum si de normele emise in aplicarea acestora, registrul special al activelor admise sa acopere rezervele tehnice, raportarile financiare transmise catre Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, precum si situatiile financiare anuale se pastreaza in arhiva asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practica in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale asiguratilor vor fi pastrate de catre asiguratori, reasiguratori si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari.
(5) Asiguratorii si reasiguratorii impotriva carora s-a deschis procedura falimentului sunt obligati sa predea Arhivelor Nationale sau directiilor judetene ale Arhivelor Nationale documentele in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale personalului.

Art. 13
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari pot pastra arhiva la sediile sociale si la sediile secundare sau o pot incredinta spre pastrare unei societati autorizate sa presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 135/2007, cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor, indicand societatea respectiva si datele sale de contact.
(2) Societatea autorizata sa presteze servicii de arhivare mentionata la alin. (1) trebuie sa respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum si conditiile prevazute la art. 11 alin. (2).

Capitolul IV - Dispozitii finale