INTEGRAL: Regulamentul pentru regimul actelor de studii eliberate cadrelor didactice de catre inspectoratele scolare si centrele de perfectionare

CAPITOLUL I

Dispozitii generale

Articolul 1
(1) Prezentul regulament reglementeaza gestionarea actelor de studii care se elibereaza cadrelor didactice din sistemul national de invatamant preuniversitar de catre inspectoratele scolare si centrele de perfectionare ale cadrelor didactice.
(2) In sensul prezentului regulament sunt centre de perfectionare:
a) liceele/colegiile cu profil pedagogic;
b) alte unitati de invatamant liceal care au primit de la Ministerul Educatiei Nationale atributii privind formarea continua prin grade didactice a maistrilor instructori, antrenorilor si cadrelor medicale cu studii medii.
(3) Actele de studii care se elibereaza cadrelor didactice din sistemul national de invatamant preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atesta absolvirea de catre titular a programului de formare psihopedagogica/acordarea gradelor didactice.
(4) Actele de studii care se elibereaza cadrelor didactice din sistemul national de invatamant preuniversitar sunt:
a) certificat de acordare a definitivarii in invatamant;
b) certificat de pregatire psihopedagogica - pentru maistri instructori si antrenori, insotit de foaia matricola care contine situatia scolara a absolventului;
c) certificat de acordare a gradului didactic pentru maistrii instructori si antrenori si cadre medicale cu studii medii.
(5) Actele de studii se elibereaza in original sau duplicat.

Articolul 2
(1) Continutul si formatul actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) sunt aprobate prin hotarare a Guvernului, la propunerea Ministerului Educatiei Nationale.
(2) Actele de studii se tiparesc pe hartie speciala cu filigran continuu, sunt inseriate, numerotate si prevazute cu elemente de siguranta.
(3) Formularele actelor de studii se broseaza in carnete de cate 25 de bucati.

CAPITOLUL II
Gestiunea actelor de studii

Articolul 3
(1) Actele de studii si foile matricole se intocmesc numai in limba romana, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice, in conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educatiei nationale nr. 1/2011, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mana, cu tus sau cerneala neagra, fara spatii libere.
(3) Este interzis sa se faca stersaturi, razuiri, acoperire cu pasta corectoare, plastifieri, prescurtari si/sau adaugari in actele de studii, altele decat cele prevazute in prezentul regulament. Toate rubricile ramase libere se bareaza.

Articolul 4
(1) Actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se completeaza si se elibereaza de inspectoratele scolare.
(2) Actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) se completeaza si se elibereaza de liceele/colegiile cu profil pedagogic.
(3) Actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. c) se completeaza si se elibereaza de unitatile de invatamant - centre de perfectionare.

Articolul 5
(1) Registrul unic de evidenta a actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se constituie si se pastreaza la nivelul inspectoratului scolar. In prima parte a registrului unic de evidenta sunt inscrise formularele certificatelor primite. A doua parte a registrului unic de evidenta se refera la evidenta eliberarii certificatelor cadrelor didactice care au promovat examenul national de definitivare in invatamant.
(2) Registrul unic de evidenta a actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) se constituie si se pastreaza la nivelul centrului de perfectionare. Registrul unic de evidenta contine doua parti: prima parte este rezervata inregistrarii formularelor tipizate ale actelor de studii primite sau predate (redistribuite), dupa caz, iar a doua parte, pentru inregistrarea nominala a actelor de studii eliberate titularilor absolventi.
(3) Inscrierea datelor in registrul unic de evidenta se face in ordine cronologica, fara sa se lase randuri libere intre o activitate si alta (primire/predare/transfer de acte).
(4) Eventualele corecturi in registrul unic de evidenta se fac numai cu cerneala rosie, in rubrica imediat urmatoare, daca este posibil, iar daca nu, pe acelasi rand.
(5) Numerotarea certificatelor eliberate se face incepand cu numarul 1 si se continua pana la epuizarea lotului seriei respective; in procesul-verbal de la sfarsitul registrului unic de evidenta a formularelor certificatelor se face mentiunea pozitiilor anulate, a stocului existent, certificand in clar numele, prenumele si functiile persoanelor care au efectuat operatiunile de intocmire si eliberare. Mentiunea se semneaza de persoana cu atributii privind actele de studii, din cadrul centrului de perfectionare sau al inspectoratului scolar si se avizeaza de catre directorul centrului de perfectionare, inspectorul scolar general, dupa caz.
(6) Numerotarea seriei noi se face incepand cu numarul 1, si nu in continuare.
(7) Evidenta eliberarii actelor de studii se consemneaza in a doua parte a registrului unic de evidenta care cuprinde urmatoarele rubrici:
a) numarul curent;
b) numele cadrului didactic;
c) initialele prenumelui tatalui/mamei, dupa caz;
d) prenumele cadrului didactic;
e) seria si numarul formularului;
f) functia didactica;
g) specialitatea;
h) disciplina/disciplinele de examen;
i) nota/media generala obtinuta la examen;
j) sesiunea;
k) semnatura titularului/imputernicitului;
l) mentiuni.

Articolul 6
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se transcriu din anexele la ordinul ministrului educatiei nationale privind validarea rezultatelor examenului national de definitivare in invatamant, precum si din baza de date pusa la dispozitie de inspectorul scolar pentru dezvoltarea resursei umane. Datele necesare pentru completarea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) se transcriu din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor, precum si din anexele la ordinul ministrului educatiei nationale.
(2) In actele de studii, numele titularului, precum si toate prenumele se inscriu fara prescurtari, cu litere mari, de tipar, utilizand diacriticele. In toate actele de studii se inscriu cu majuscule toate initialele prenumelui tatalui, doar prima litera din prenume. Initialele prenumelui mamei se inscriu in cazul in care tatal este necunoscut.
(3) Datele privind locul nasterii, precum si celelalte mentiuni se inscriu cu litere mari, de tipar. Inscrierea in actele de studii a locului nasterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat si aflat in uz la data eliberarii actului de nastere.
(4) Mediile/Notele obtinute la examenul de absolvire se inscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se inscrie dupa modelul: 8,89 (opt 89%).
(5) Mentiunile despre an, luna si zi se inscriu cu cifre arabe.
(6) In actele de studii nu se admit modificari privind datele personale ale titularilor si nici nu se elibereaza alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate dupa eliberarea actelor de studii originale, cu exceptia situatiilor impuse de hotarari judecatoresti definitive sau de schimbare a numelui pe cale administrativa.
(7) Dupa completare, actele de studii se semneaza si se stampileaza de catre persoanele indicate pe formular, cu pasta, tus sau cerneala neagra. Sub semnatura se trec, in clar, numele si prenumele acestora, precum si functia. Nu se admite aplicarea parafei in locul semnaturii originale.
(8) In toate cazurile, stampila trebuie sa se aplice clar in spatiul precizat pe formular, fara a se acoperi semnaturile autorizate, iar textul trebuie sa fie citet.
(9) Actele de studii se elibereaza, de regula, titularilor, in baza cartii de identitate/buletinului sau a pasaportului, care semneaza pe actul original si pe matca (cotor).
(10) In situatii exceptionale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din tara - actele de studii se elibereaza persoanelor imputernicite, pe baza de procura autentificata de notariat sau eliberata de ambasada tarii respective in Romania ori de oficiul diplomatic/consular roman din tara de resedinta, care se pastreaza in arhiva cu termen permanent.
(11) Imputernicitul semneaza pentru primire, in clar, in Registrul unic de evidenta a formularelor actelor de studii si pe cotorul/matca actului de studii eliberate la nivelul inspectoratului scolar sau la nivelul centrului de perfectionare, dupa caz, dar nu si pe formularul original al actului de studii eliberat. Matca/Cotorul actului de studii ramane in arhiva inspectoratului scolar sau a centrului de perfectionare, dupa caz, cu termen permanent, avand inscrise toate datele de pe exemplarul original care se elibereaza titularului.
(12) In Registrul unic de evidenta a formularelor actelor de studii, la rubrica "mentiuni", se trec: numele, prenumele si calitatea imputernicitului, precum si datele de identitate ale acestuia.
(13) Actele de studii completate si neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate sotului/sotiei, precum si unui membru al familiei - rude de gradul I si II - al titularului decedat, in baza unei cereri aprobate de inspectoratul scolar, insotita de copia conforma cu originalul a certificatului de deces si de o declaratie notariala pe propria raspundere privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.

Articolul 7
(1) Inainte de a fi eliberate absolventilor, actele de studii sunt prezentate inspectoratului scolar, in vederea aplicarii timbrului sec, insotite de un borderou, in doua exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2) Borderoul cuprinde urmatoarele rubrici: numarul curent, numele absolventului, initialele prenumelui tatalui/mamei, prenumele absolventului, seria si numarul formularului, anul absolvirii, mentiuni.
(3) Pe borderouri se face mentiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numar de . . . . . . . . . . (urmeaza denumirea actului de studii)", dupa care urmeaza data, numele, prenumele si semnatura persoanei imputernicite pentru aplicarea timbrului sec.
(4) Pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a), un exemplar din borderou ramane la persoana responsabila cu gestionarea actelor de studii, iar al doilea exemplar se pastreaza de catre inspectorul scolar pentru dezvoltarea resursei umane. Pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), un exemplar din borderou ramane la inspectoratul scolar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul scolar, se pastreaza in arhiva centrului de perfectionare.

Articolul 8
(1) Responsabilitatea completarii, eliberarii si anularii actelor de studii si a duplicatelor revine dupa cum urmeaza:
a) in cazul actului de studii prevazut la art. 1 alin. (4) lit. a) - inspectorului scolar general, inspectorului scolar pentru dezvoltarea resursei umane si persoanei cu atributii privind actele de studii din cadrul inspectoratului scolar;
b) in cazul actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) - directorului si secretarului-sef/secretarului centrului de perfectionare.
(2) Actele de studii se elibereaza titularului/imputernicitului pe baza prezentarii documentului de identitate/procurii, in termen de maximum 90 de zile de la promovarea examenului de definitivare/absolvire/finalizare.
(3) Titularul/Imputernicitul este obligat sa verifice corectitudinea datelor din tipizat si sa semnaleze pe loc eventualele greseli constatate.
(4) Conducerea inspectoratului scolar, respectiv a centrului de perfectionare are obligatia de a lua masuri pentru evitarea stocarii nejustificate a actelor de studii, instiintandu-i la timp pe toti absolventii, in vederea ridicarii actelor de studii respective.
(5) Actele de studii intocmite si neridicate se pastreaza in arhiva pana la eliberare.
(6) Dupa finalizarea examenului, toate documentele aferente acestuia se pastreaza si se arhiveaza la nivelul centrului de perfectionare sau la nivelul inspectoratului scolar, dupa caz, cu termen 100 de ani, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata.

Articolul 9
(1) Necesarul actelor de studii se stabileste astfel:
a) la nivelul Ministerul Educatiei Nationale, pentru fiecare inspectorat scolar, pentru actele prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) in baza ordinului ministrului privind validarea rezultatelor examenului national de definitivare in invatamant din sesiunea respectiva. Necesarul de acte de studii, centralizat de Biroul acte de studii din Ministerul Educatiei Nationale, este transmis Companiei Nationale "Imprimeria Nationala" - S.A. spre tiparire si repartizare la inspectoratele scolare;
b) pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), necesarul se determina, sub directa coordonare a directorului centrului de perfectionare, in raport cu numarul absolventilor si se inainteaza inspectoratului scolar spre avizare si centralizare.
(2) Inspectoratele scolare centralizeaza comenzile pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) si solicita aprobarea Biroului acte de studii din Ministerul Educatiei Nationale, in vederea tiparirii acestora. Ulterior primirii aprobarii, inspectoratele scolare instiinteaza centrele de perfectionare pentru demararea procedurii de tiparire a actelor de studii comandate.
(3) Costurile implicate de tiparirea actelor de studii sunt suportate astfel:
a) pentru actul de studii prevazut la art. 1 alin. (4) lit. a), de catre Ministerul Educatiei Nationale;
b) pentru actele de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c), de catre centrele de perfectionare.
(4) Ministerul Educatiei Nationale, prin Biroul acte de studii, acorda anual serie si numar pentru tipurile de formulare ale actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) si controleaza sistematic respectarea riguroasa a gestionarii acestora.
(5) Se pot comanda, in limitele a 10% in plus, formulare pentru acte de studii necesare intocmirii duplicatelor si pentru acoperirea numarului de formulare anulate datorita greselilor de completare a acestora.

Articolul 10
(1) Predarea/Primirea actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. a) se face de catre o comisie de receptie a inspectoratului scolar constituita dintr-un delegat imputernicit si un insotitor, stabilita in baza unei imputerniciri emise de inspectorul scolar general, prin completarea unui proces-verbal care contine, in mod obligatoriu, seria si numerele formularelor primite.
(2) Inspectorii scolari generali sau inspectorii scolari generali adjuncti, care raspund de gestionarea actelor de studii, impreuna cu comisia de receptie a inspectoratului scolar, verifica, la sosirea in institutie, toate formularele actelor de studii prevazute la alin. (1) comandate si le predau, pe baza de proces-verbal, persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului scolar general pentru a raspunde de gestiunea actelor de studii.
(3) Dupa verificarea efectuata, gestionarul inregistreaza formularele intr-un registru unic de evidenta.
(4) In cazul constatarii unor nereguli, inspectoratul scolar informeaza, in termen de 24 de ore, furnizorul formularelor si ia masurile corespunzatoare pentru solutionarea diferendelor.

Articolul 11
(1) Predarea/Primirea, verificarea si inregistrarea formularelor actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4) lit. b) si c) de catre centrele de perfectionare se realizeaza in mod similar cu prevederile art. 10.
(2) In cazul constatarii unor nereguli, directorul unitatii de formare profesionala informeaza, in termen de 24 de ore, furnizorul formularelor si ia masurile corespunzatoare pentru solutionarea diferendelor, cu instiintarea inspectoratului scolar.

Articolul 12
(1) In situatii exceptionale, pe baza unei aprobari, se pot transfera formulare de acte de studii intre inspectoratele scolare. Aprobarea se acorda in urma unei cereri motivate insotita de documente doveditoare de catre Biroul acte de studii din cadrul Ministerului Educatiei Nationale.
(2) Transferul actelor de studii intre centrele de perfectionare de pe raza unui inspectorat scolar este posibil numai cu aprobarea inspectoratului scolar respectiv.

Articolul 13
La schimbarea din functie a inspectorilor scolari generali sau a inspectorilor scolari generali adjuncti care raspund de gestionarea actelor de studii, respectiv a directorilor sau a persoanei imputernicite cu gestionarea actelor de studii se procedeaza in conformitate cu prevederile din regulamentul actelor de studii care se elibereaza absolventilor din invatamantul preuniversitar, in vigoare la acea data.

Articolul 14
(1) Anual se verifica modul de eliberare si gestionare a actelor de studii prevazute la art. 1 alin. (4), in vederea stabilirii stocurilor acestora, in conformitate cu prevederile din regulamentul actelor de studii care se elibereaza absolventilor din invatamantul preuniversitar, in vigoare la acea data.
(2) Pastrarea/Arhivarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate si neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenta, precum si a documentelor - imputerniciri speciale, delegatii, procese- verbale etc. - pe baza carora au fost primite/predate sau eliberate formularele de acte de studii se face in dulapuri metalice, in conditii de securitate deplina, cu termen de pastrare/arhivare permanent.
(3) Casarea formularelor de acte de studii necompletate aflate in stoc se realizeaza in conformitate cu prevederile din regulamentul actelor de studii care se elibereaza absolventilor din invatamantul preuniversitar, in vigoare la acea data.

Articolul 15
Intocmirea si eliberarea duplicatelor actelor de studii, anularea si/sau modificarea actelor de studii, reconstituirea situatiei privind formarea profesionala de catre inspectoratele scolare si centrele de perfectionare se realizeaza in conformitate cu prevederile din regulamentul actelor de studii care se elibereaza absolventilor din invatamantul preuniversitar, in vigoare la acea data.

CAPITOLUL III
Dispozitii finale

Articolul 16
(1) In cazul in care unele centre de perfectionare au fost reorganizate sau desfiintate, actele de studii originale, neeliberate la absolvire, sau duplicatele se completeaza si se elibereaza de catre centrul de perfectionare desemnat de inspectoratul scolar sa pastreze arhiva unitatii reorganizate sau desfiintate.
(2) Duplicatele actelor eliberate in aceste conditii poarta scrisa cu cerneala rosie si mentiunea: "A fost eliberat de . . . . . . . . . ., care detine arhiva fostei . . . . . . . . . . ." (denumirea fostei unitati)

Articolul 17
Pentru intocmirea, completarea, anularea si/sau modificarea, eliberarea si arhivarea actelor de studii, a duplicatelor dupa actele de studii, precum si a documentelor de evidenta a acestora, persoanele responsabile cu gestionarea actelor de studii raspund disciplinar, material sau penal, in conditiile legii.

Articolul 18
(1) In cazul disparitiei unui formular de act de studii, directorul centrului de perfectionare sau inspectorul scolar general, dupa caz, intreprinde cercetari, incheie proces-verbal despre cele constatate, sesizeaza imediat organul ierarhic superior si apoi, cu avizul acestuia, organele de urmarire penala.
(2) Formularele de acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate "nule" prin publicarea unui anunt de catre centrul de perfectionare/inspectoratul scolar in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a.
(3) Actele de studii pot fi anulate si in temeiul unei hotarari judecatoresti definitive. In acest caz se face mentiunea in Registrul unic de evidenta a formularelor actelor de studii, precizandu-se numarul si data hotararii, numarul dosarului, precum si instanta care a pronuntat hotararea.

Articolul 19
Emiterea actelor de studii in alte conditii decat cele prevazute in prezentul regulament se pedepseste conform legii penale.

Articolul 20
Inspectorii scolari generali sunt obligati sa asigure controlul sistematic al activitatii de gestionare a actelor de studii si a documentelor de evidenta a acestora.

Articolul 21
Ministerul Educatiei Nationale organizeaza anual instruiri, precum si actiuni de control privind modul in care sunt gestionate actele de studii care se elibereaza cadrelor didactice din sistemul national de invatamant preuniversitar.