INTEGRAL: Metodologia de supervizare a modului de functionare a sistemului achizitiilor publice/sectoriale, concesiunilor de lucrari si servicii din 21.06.2019

Articolul 1
Prezenta metodologie are ca obiect stabilirea modului de interactiune al Agentiei Nationale pentru Achizitiile Publice, denumita in continuare A.N.A.P., cu autoritatile/entitatile contractante in vederea realizarii activitatii de supervizare a modului de functionare a sistemului achizitiilor.

Articolul 2
In sensul prezentei metodologii, termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) actiune tematica - activitate derulata ca urmare a propunerilor formulate de Directia generala monitorizare si supervizare sistem, denumita in continuare D.G.M.S.S., aprobate de presedintele A.N.A.P., sau din dispozitia acestuia, ca urmare a monitorizarii mass-media sau a sesizarilor primite, cu scopul de a identifica cauzele unor abordari defectuoase ale autoritatilor/entitatilor contractante in planificarea si derularea procesului de achizitie, precum si masurile care vor fi propuse presedintelui A.N.A.P. pentru a contribui la imbunatatirea abordarii la nivel de sistem al achizitiilor si/sau pentru valorificarea respectivelor constatari;
b) conformitate - caracteristica unei activitati de a fi in concordanta cu prevederile legale aplicabile;
c) echipa - echipa formata din doua sau mai multe persoane din cadrul D.G.M.S.S. care este desemnata in vederea derularii unei actiuni de supervizare in baza planului de supervizare;
d) neregula - orice abatere de la conformitate in raport cu dispozitiile nationale si/sau europene, in materia achizitiilor publice/sectoriale sau concesiunilor de lucrari si servicii;
e) neregula sistemica - abatere de la conformitate identificata la nivelul unei ponderi semnificative a actorilor din sistemul achizitiilor, care nu are caracter de particularitate in functie de un anumit context;
f) indicator de nereguli - orice informatie si/sau valoare nominala care reflecta un trend, tipar comportamental si/sau o deviatie de la o valoare de referinta, ce poate constitui, astfel, o alerta cu privire la existenta unor nereguli care au sau ar putea avea ca efect afectarea nivelului de competitie, respectiv realizarea achizitiilor de catre autoritatea/entitatea contractanta fara a utiliza resursele de care dispune in conditii de economicitate, eficienta si eficacitate;
g) nota interna - documentul intocmit in baza informatiilor transmise de la alte compartimente ale A.N.A.P. si/sau primite, conform protocoalelor incheiate, de la celelalte institutii cu rol in sistemul achizitiilor publice, a sesizarilor/solicitarilor primite de la persoane fizice si juridice, in cuprinsul caruia este indicat domeniul de activitate/tipul de autoritate/entitate contractanta sau operatori economici, si prin care se propune, argumentat, in baza indicatorilor de nereguli, includerea/neincluderea aspectelor semnalate intr-o procedura de supervizare sau redirectionarea catre institutiile abilitate;
h) nota de supervizare - inscris elaborat la nivelul D.G.M.S.S. ca urmare a desfasurarii unei activitati de supervizare in raport cu aspecte referitoare la potentiale nereguli sistemice si care contine constatarile si masurile propuse pentru imbunatatirea abordarii la nivel de sistem al achizitiilor si/sau de valorificare a respectivelor constatari;
i) plan de supervizare - documentul de planificare ce va cuprinde denumirea initiatorului, autoritatii/entitatii contractante ce face obiectul actiunii de supervizare, echipa desemnata si obiectul actiunii tematice;
j) zile - zilele calendaristice, in afara cazului in care se mentioneaza ca sunt zile lucratoare.

Articolul 3
(1) In exercitarea functiei de supervizare a modului de functionare a sistemului achizitiilor publice/sectoriale, concesiunilor de lucrari si servicii, A.N.A.P. desfasoara actiuni tematice pentru identificarea masurilor necesar a fi adoptate in vederea eficientizarii proceselor de achizitie la nivel de sistem national.
(2) Activitatea de supervizare a modului de functionare a sistemului de achizitii publice/sectoriale, concesiunilor de lucrari si servicii se realizeaza prin valorificarea datelor furnizate ca urmare a exercitarii functiilor de monitorizare, control ex ante, conciliere, precum si a informatiilor/sesizarilor primite de la alte institutii din cadrul sistemului de achizitii publice sau din alte surse.

Articolul 4
(1) In cazul in care actiunea de supervizare este declansata ca urmare a notelor interne aprobate de presedintele A.N.A.P., actiunile tematice se definesc pe baza constatarilor si propunerilor din cadrul respectivelor note, tematicile individualizandu-se in functie de elemente specifice, cum ar fi bunele practici ale industriei de profil in care se incadreaza un anumit obiect de contract, sau prin raportare la anumite repere care sunt stabilite drept valori de referinta si care sunt obtinute pe baza unor statistici intocmite de A.N.A.P. cu privire la diverse trenduri, tendinte sau tipare comportamentale ale autoritatilor/entitatilor contractante in realizarea achizitiilor.
(2) In cazul in care actiunea de supervizare este declansata in urma unei dispozitii a conducerii A.N.A.P., actiunea tematica se limiteaza la analiza aspectelor/situatiilor ce se solicita a fi clarificate.
(3) Dupa stabilirea actiunilor tematice si avizarea acestora se intocmeste planul de supervizare, conform anexei nr. 1 la prezenta metodologie.
(4) Planul de supervizare se supune aprobarii presedintelui A.N.A.P.

CAPITOLUL II
Activitatea de supervizare

Articolul 5
Dupa aprobarea planului de supervizare, echipele desemnate analizeaza informatiile disponibile si, dupa caz, solicita informatii suplimentare celorlalte compartimente din cadrul A.N.A.P.

Articolul 6
(1) Dupa analizarea informatiilor, echipele desemnate stabilesc documentele si/sau informatiile necesare ce vor fi solicitate autoritatilor/entitatilor contractante, in masura in care acestea nu sunt disponibile in Sistemul Electronic de Achizitii Publice sau nu pot fi obtinute de la alte institutii din cadrul sistemului de achizitii publice.
(2) Documentele si/sau informatiile necesare se pot referi la urmatoarele documente si/sau aspecte, fara a se limita la acestea:
a) planul anual al achizitiilor publice;
b) acte administrative care stau la baza modificarilor contractelor;
c) dispozitii adoptate de conducerea autoritatii/entitatii contractante privind punerea in aplicare a deciziilor Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor (C.N.S.C.) si/sau a hotararilor instantelor;
d) note de prelungire a perioadei de evaluare a ofertelor, daca este cazul;
e) referate de necesitate;
f) strategia anuala de achizitii publice/sectoriale, dupa caz;
g) inscrisuri prin care se formalizeaza deciziile comisiilor de evaluare si/sau ale personalului desemnat cu realizarea achizitiilor directe;
h) proceduri interne/operationale/de lucru referitoare la realizarea achizitiilor publice/sectoriale/concesiunilor;
i) inscrisuri prin care se formalizeaza deciziile comisiilor de evaluare si/sau ale personalului desemnat cu realizarea achizitiilor directe.

Articolul 7
(1) Echipele desemnate intocmesc adresele prin care se solicita autoritatilor/entitatilor contractante informatii/documente in vederea realizarii actiunilor tematice de supervizare a sistemului de achizitii publice/sectoriale si se transmit sub semnatura conducatorului D.G.M.S.S.
(2) Corespondenta cu autoritatile/entitatile contractante se realizeaza prin mijloace electronice, respectiv prin posta electronica, pentru celeritate si limitarea poverii administrative a partilor implicate in activitate de supervizare.
(3) Prin exceptie de la alin. (2), informatiile/documentele solicitate de A.N.A.P. in baza prevederilor acestui ordin pot fi transmise si prin fax, daca autoritatea/entitatea contractanta nu poate utiliza mijloacele electronice.

Articolul 8
(1) Autoritatea/Entitatea contractanta transmite documentele solicitate utilizand mijloacele de comunicare prevazute la art. 7 alin. (2) - (3), insotite de un opis si de o declaratie a reprezentantului legal al acesteia prin care atesta faptul ca a transmis echipei/echipelor desemnate documente conforme cu originalul.
(2) Netransmiterea in termenul stabilit de catre persoanele in drept a documentelor si a notelor explicative solicitate de catre A.N.A.P. echivaleaza cu refuzul de a pune la dispozitie acesteia documentele/informatiile solicitate, fapta care constituie contraventie potrivit prevederilor art. 224 alin. (1) lit. i) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 245 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 99/2016 privind achizitiile sectoriale, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv art. 111 alin. (2) lit. e) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrari si concesiunile de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare.

Articolul 9
(1) Pe parcursul derularii activitatii de supervizare, A.N.A.P. poate solicita note explicative autoritatilor/entitatilor contractante supuse acestei activitati, in situatia in care informatiile necesare finalizarii actiunilor tematice nu pot fi obtinute in conformitate cu prevederile art. 6 si/sau atunci cand trebuie identificat modul de intelegere a respectivelor autoritati/entitati contractante asupra contextului care a generat o anumita abordare si/sau aplicare in practica a prevederilor legale in domeniul achizitiilor publice/sectoriale/concesiunilor.
(2) Intrebarile la care se va raspunde prin notele explicative se formuleaza de catre echipa desemnata, cu avizul conducerii D.G.M.S.S., in mod clar si precis, definind in mod explicit si suficient de detaliat in ce consta solicitarea. Transmiterea unei solicitari in acest sens la autoritatea/entitatea contractanta se realizeaza prin intermediul structurii responsabile cu exercitarea functiei de supervizare din cadrul A.N.A.P., sub semnatura conducatorului acesteia.
(3) Modelul notelor explicative este prevazut in anexa nr. 2 la prezenta metodologie.
(4) Echipa desemnata stabileste, in vederea formularii raspunsurilor, un termen rezonabil care, de regula, nu va depasi 5 zile de la primirea solicitarii A.N.A.P.
(5) Netransmiterea in termenul stabilit de catre persoanele in drept a documentelor si a notelor explicative solicitate de catre A.N.A.P. echivaleaza cu refuzul de a pune la dispozitie acesteia documentele/informatiile solicitate, fapta care constituie contraventie potrivit prevederilor art. 224 alin. (1) lit. i) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 245 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv art. 111 alin. (2) lit. e) din Legea nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.

Articolul 10
(1) Dupa primirea tuturor informatiilor necesare pentru definitivarea actiunilor tematice, echipele desemnate le analizeaza, asigurand o abordare unitara si luand in considerare in fundamentarea masurilor propuse urmatoarele:
a) legislatia in materia achizitiilor publice/sectoriale/concesiunilor;
b) informatiile disponibile la adresa de internet www.achizitiipublice.gov.ro;
c) decizii ale Consiliului National pentru Solutionarea Contestatiilor/instante;
d) informatiile publicate pe site-ul oficial al Uniunii Europene si jurisprudenta Curtii de Justitie a Uniunii Europene.
(2) Analizele prevazute la alin. (1) au ca scop identificarea corecta a cauzelor care au condus la abordari neeficiente si/sau defectuoase ale autoritatilor/entitatilor contractante in realizarea achizitiilor/concesiunilor si/sau a masurilor sistemice care trebuie adoptate pentru imbunatatirea performantei in domeniul achizitiilor publice/sectoriale/concesiunilor, nefiind actiuni de verificare/control care sa aiba ca obiect sanctionarea respectivelor autoritati contractante.

Articolul 11
(1) Activitatea echipei/echipelor desemnate se finalizeaza cu intocmirea unei note de supervizare.
(2) Nota de supervizare contine, fara a se limita la acestea:
a) textele de lege care nu au fost aplicate corespunzator, respectiv cu luare in considerare a bunelor practici;
b) opinia privitoare la motivele care au condus la neregulile constatate;
c) opinia privitoare la neregula, respectiv daca aceasta este sistemica sau nu;
d) detalierea documentelor care au condus la fundamentarea opiniei/opiniilor cuprinse in nota de analiza;
e) decizii ale C.N.S.C./instantelor, in speta sau in spete similare, inclusiv cu precizarea eventualelor cazuri in care interpretarea C.N.S.C./instantei nu este unitara;
f) cauzele care au condus la o abordare defectuoasa a autoritatii/entitatii contractante, respectiv daca neregulile constatate se datoreaza unor factori cum ar fi: modul de interpretare a legislatiei in domeniu, carente in elaborarea strategiei anuale de achizitii si/sau a strategiei de contractare pentru fiecare procedura de atribuire desfasurata, lipsa de pregatire profesionala specifica a persoanelor implicate in activitatea de achizitii publice si/sau personal de specialitate insuficient;
g) propuneri de masuri corective care se considera ca trebuie adoptate pentru a imbunatati performanta autoritatilor/entitatilor contractante si/sau ale celorlalte institutii care activeaza in sistemul achizitiilor;
h) propuneri de sesizare a altor institutii/structuri sau organe de control ale statului in cazul in care aspectele constatate sunt de competenta acestora.

Articolul 12
Nota de analiza se transmite catre compartimentul cu atributii in vederea intocmirii notei sinteza prin care sunt inaintate conducerii A.N.A.P. informatii punctuale despre sistemul achizitiilor publice, precum si propuneri de masuri corective a neregulilor sistemice.

Articolul 13
Dupa finalizarea activitatii de supervizare membrii echipei/echipelor desemnate intocmesc dosarul de supervizare care va contine, dupa caz, urmatoarele:
a) nota interna;
b) comunicarea privind inceperea activitatii de supervizare;
c) declaratiile de confidentialitate si impartialitate ale membrilor echipei/echipelor desemnate;
d) notele explicative, daca este cazul;
e) nota de analiza;
f) nota sinteza.

CAPITOLUL III
Membrii echipei/echipelor desemnate

Articolul 14
Supervizarea sistemului achizitiilor publice se exercita de catre echipe desemnate in acest scop, din cadrul A.N.A.P., cu respectarea dispozitiilor prezentei metodologii.

Articolul 15
In exercitarea atributiilor care le revin potrivit prevederilor prezentei metodologii, membrii echipelor desemnate au urmatoarele obligatii:
a) sa efectueze actiunea de supervizare, cu respectarea prevederilor legale si cu respectarea prevederilor aplicabile;
b) sa solicite autoritatilor contractante supuse activitatii de supervizare, in copie conforma cu originalul, toate documentele in legatura cu procedurile de atribuire care fac obiectul procedurii de supervizare si care contribuie la stabilirea elementelor relevante legate de procedurile de atribuire aplicate, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii;
c) sa intocmeasca nota de analiza in conformitate cu prevederile prezentei metodologii;
d) sa demonstreze obiectivitate si impartialitate in desfasurarea activitatii de supervizare;
e) sa pastreze secretul de stat, secretul de serviciu, precum si confidentialitatea in legatura cu faptele, informatiile sau documentele de care iau cunostinta in exercitarea functiei publice, in conditiile legii, cu exceptia informatiilor de interes public;
f) sa informeze de indata conducerea D.G.M.S.S. despre existenta unui conflict de interese sau alta situatie de incompatibilitate, in vederea luarii masurilor prevazute de legislatie;
g) sa nu pretinda sau sa primeasca bani ori alte foloase materiale/necuvenite si sa nu isi creeze avantaje in legatura cu serviciul.

CAPITOLUL IV
Dispozitii finale

Articolul 16
(1) In exercitarea activitatii de supervizare, in conformitate cu prevederile art. 2 din Hotararea Guvernului nr. 634/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, A.N.A.P. poate incheia protocoale de cooperare interinstitutionala sau de colaborare/acorduri cu institutiile/autoritatile publice care au anumite competente in domeniul achizitiilor publice, verificarii/gestionarii fondurilor europene ori al concurentei sau al controlului aferent acestor domenii.
(2) Obiectul protocoalelor il constituie transmiterea reciproca de date/informatii in vederea valorificarii acestora prin includerea printre elementele care stau la baza elaborarii strategiilor/planurilor de control/audit si/sau a esantioanelor de contracte care urmeaza a face obiectul verificarilor potrivit competentelor institutionale specifice ale semnatarilor respectivelor protocoale.

Articolul 17
Anexele nr. 1-2 fac parte integranta din prezenta metodologie.

Anexele pot fi consultate aici: Anexa 1, Anexa 2.