Legea 16/1996 (Republicata 2014), Legea Arhivelor Nationale

Capitolul III - Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente


Sectiunea I - Evidenta documentelor


Art. 7
Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.

Art. 8
(1) Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.
(2) Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9
(1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3.
(2) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
(3) Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.

Sectiunea II - Selectionarea documentelor


Art. 10
(1) In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central, iar in cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori.
(2) Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica, aprobate de directorul Arhivelor Nationale.

Art. 11
(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).
(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

Sectiunea III - Pastrarea documentelor


Art. 12
(1) Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
(2) Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
(3) Arhivele Nationale si serviciile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor.
(4) Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate in arhiva societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, la care detine cel putin 50% plus o actiune din capitalul social.

Sectiunea IV - Depunerea documentelor la Arhivele Nationale


Art. 13
(1) Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;