Legea 16/1996 (Republicata 2014), Legea Arhivelor Nationale

d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;
e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea comleta a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.
(2) Documentele create si detinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale din momentul in care, prin ordin al presedintelui Autoritatii pentru Administrarea Activelor Statului, se constata ca nu mai sunt necesare pentru desfasurarea activitatii curente.

Art. 14
(1) Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a sefilor serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi.
(2) Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, precum si Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art. 13.

Art. 15
(1) Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite .
(2) Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei este obligat sa comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dupa caz, serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.

Art. 16
Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.

Art. 17
Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 14 si 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Art. 18
(1) In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
(2) In cazul incetarii, in conditiile legii, a activitatii unei persoane fizice autorizate sau a activitatii unui profesionist care isi desfasoara activitatea in baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau in cazul in care acestia solicita, in mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcatuiesc arhiva se pot prelua de catre persoana fizica asociata, de catre profesionistul asociat sau de catre organizatia profesionala din care acestia fac parte, la solicitarea expresa a acestora.
(3) Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
(4) In cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de catre lichidator, din fondul de lichidare, in conditiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei, cu modificarile si completarile ulterioare, sau, dupa caz, din averea debitorului.
(5) In vederea realizarii activitatilor prevazute la alin. (1)-(4) se instituie obligatia notificarii Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) de catre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolventei unui creator sau detinator de documente si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati;
b) de catre operatorii economici prevazuti la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1) cu privire la documentele preluate in baza contractelor prevazute la alin. (1);
c) de catre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiintati cu privire la predarea arhivei si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati.
(6) In scopul informarii publice se instituie obligatia de a publica informatii relevante privind situatia documentelor preluate de la creatorii dizolvati, astfel:
a) pentru operatorii economici prevazuti la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;
b) pentru Arhivele Nationale, ca urmare a notificarii prevazute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.

Art. 19
(1) Operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica pe care le detin, denumite in continuare servicii arhivistice, numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare din partea Arhivelor Nationale sau a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.
(2) Autorizatia de functionare se elibereaza, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile referitoare la:
a) competenta profesionala - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de munca, avand pregatirea profesionala necesara prestarii serviciilor arhivistice;
b) baza materiala - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spatii, dotari pentru personal in vederea inceperii si desfasurarii activitatilor prevazute la alin. (1);
c) existenta unor reglementari interne de practica arhivistica, in conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizatia de functionare se elibereaza pentru o perioada de 3 ani si poate fi reinnoita pentru aceeasi perioada .
(4) Autorizatia de functionare se reinnoieste obligatoriu, inainte de implinirea perioadei prevazute la alin. (3), in cazul schimbarii sediului principal, fuziunii sau divizarii operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru reinnoirea autorizatiei de functionare, operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, documentatia actualizata care face dovada indeplinirii conditiilor prevazute la alin. (2).

Art. 20
(1) Autorizatia de functionare se suspenda de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, pentru o perioada care nu va putea depasi 3 luni, in urmatoarele situatii:
a) cand se constata ca operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu mai indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia, conform art. 19 alin. (2);
b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice desfasoara alte servicii arhivistice decat cele pentru care s-a eliberat autorizatia de functionare;
c) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a fost sanctionat contraventional de cel putin 3 ori intr-un an, pentru fapte prevazute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizatiei de functionare intra in vigoare in termen de 5 zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.
(3) Suspendarea autorizatiei de functionare consta in interzicerea dreptului operatorului economic care presteaza servicii arhivistice de a incheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendarii si pana la data stabilita in notificarea prevazuta la alin. (2), operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice are obligatia de a dispune masurile necesare pentru inlaturarea sau incetarea situatiilor care au stat la baza suspendarii.
(4) Contractele prevazute la alin. (3), incheiate pe perioada suspendarii, sunt lovite de nulitate absoluta.