Ordinul 170/2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla

1. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate si documentele justificative care au stat la baza evidentierii operatiunilor economic-financiare in contabilitatea in partida simpla.

2. Termenul de pastrare a Registrului-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) si a Registrului-inventar (cod 14-1-2/b) este de 10 ani.

3. Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla se pastreaza pe o perioada de 5 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.

4. Documentele justificative care atesta provenienta unor bunuri cu durata de utilizare mai mare decat perioada prevazuta la pct. 3 se pastreaza pe perioada de utilizare a bunurilor.

5. Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli:

- documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea;

- dosarele continand documente financiar-contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

6. Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea conditiilor prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

CAPITOLUL V - Registrele si documentele financiar-contabile utilizate in scopul conducerii contabilitatii in partida simpla*

SECTIUNEA 1 - Nomenclatorul registrelor si formularelor financiar-contabile

Nr. crt. Denumirea formularului Cod

1. Registrul-jurnal de incasari si plati 14-1-1/b

2. Registrul-inventar 14-1-2/b

3. Fisa mijlocului fix 14-2-2

4. Factura**

5. Aviz de insotire a marfii 14-3-6A

6. Lista de inventariere 14-3-12

7. Chitanta 14-4-1

8. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a

9. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4

10. Statul de salarii 14-5-1/k

----------

*) Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinse in tabelul de mai sus, cu exceptia celor aferente facturii si celor doua registre, se regasesc in Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

In functie de necesitati, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar-contabile prevazute in Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare, precum si in alte acte normative.

**) Factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

SECTIUNEA 2 - Modelele si normele de intocmire si utilizare a registrelor contabile

REGISTRUL-JURNAL DE INCASARI SI PLATI

(cod 14-1-1/b)

Registrul-jurnal de incasari si plati este documentul contabil care serveste la inregistrarea incasarilor si platilor aferente activitatii persoanelor care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla.

Registrul-jurnal de incasari si plati se intocmeste intr-un exemplar, inregistrarea operatiunilor pe baza documentelor justificative facandu-se distinct, pe fiecare operatiune de incasare/plata.

In Registrul-jurnal de incasari si plati se inregistreaza atat operatiunile in numerar, cat si cele efectuate prin contul curent de la banca, la valoarea prevazuta in documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adaugata.

Incasarile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

- sumele incasate din desfasurarea activitatii;

- aporturile in numerar si prin conturi bancare aduse la inceperea activitatii ori in cursul desfasurarii acesteia;

- sumele primite sub forma de credite bancare sau de alte imprumuturi;

- sumele primite ca despagubiri;

- sumele primite sub forma de sponsorizari, mecenat sau donatii;

- sumele primite reprezetnand forme de sprijin cu destinatie speciala din fonduri nerambursabile (subventii);

- alte sume incasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalitati).

Platile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

- platile efectuate in cadrul activitatii desfasurate in scopul realizarii de venituri;

- sumele reprezentand restituirea aporturilor in numerar si prin conturi bancare;

- sumele reprezentand rambursarea de credite bancare sau de alte imprumuturi;

- alte plati efectuate (de exemplu: penalitati, amenzi platite s.a.).

Sumele inregistrate in Registrul-jurnal de incasari si plati se totalizeaza lunar.

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra in ordine cronologica, in functie de data efectuarii operatiunii de incasare/plata.

Registrul-jurnal de incasari si plati se arhiveaza impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii acestuia.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al Registrului-jurnal de incasari si plati este urmatorul:

- data efectuarii operatiunii de incasare/plata;