Ordinul nr. 4/2010 pentru aprobarea Normelor privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari

COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR

Potrivit Hotararii Consiliului Comisiei de Supraveghere a asigurarilor din data de 13 aprilie 2010, prin care s-au adoptat Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari,
in temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) si (27), precum si ale art. 8 din legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile sI completarile ulterioare,
presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor emite urmatorul Ordin:

Art. 1
Se aproba Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari, cuprinse in anexa care face parte integranta din prezentul ordin .

Art. 2
Asiguratorii, reasiguratorii, intermediarii in asigurari, precum si directiile de specialitate din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor vor asigura ducerea la indeplinire a prevederilor prezentului ordin .

Art. 1
In vederea pastrarii in mod corespunzator a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel incat acestea sa poata fi prezentate la solicitarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor, precum si in scopul protejarii drepturilor asiguratilor si al promovarii stabilitatii activitatii de asigurare in Romania, se emit prezentele norme, care au ca obiect organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.

Art. 2
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari raspund prin intermediul conducerii executive de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor create si detinute, in conditiile prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si ale prezentelor norme.

Art. 3
termenii si expresiile utilizate in prezentele norme au semnificatiile prevazute in Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiara si falimentul societatilor de asigurare si in normele emise in aplicarea acestora, precum si in legislatia specifica privind activitatea de arhiva.

Art. 4
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a crea si de a detine documente care sa ateste intreaga lor activitate .

Art. 5
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inregistra si de a tine evidenta tuturor documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern.
(2) Inregistrarea documentelor se va face intr-un registru de evidenta a intrarilor-iesirilor, in mod cronologic, in ordinea primirii si iesirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa se repete.
(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie ale fiecarui an.

Art. 6
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a infiinta, conform prevederilor legale, compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de complexitatea, valoarea si cantitatea documentelor pe care le creeaza sau le detin.
(2) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu problemele de arhiva au urmatoarele obligatii:
a) sa coordoneze si sa raspunda de activitatea arhivistica din cadrul asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile legislatiei arhivistice in vigoare;
b) sa organizeze primirea si arhivarea documentelor de la structurile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari pe baza de proces-verbal si inventare, intocmite conform legislatiei in vigoare;
c) sa propuna componenta Comisiei de selectionare a documentelor si sa o convoace in vederea analizarii documentelor cu termen de pastrare expirat si care pot fi propuse spre eliminare; sa intocmeasca formele prevazute de lege pentru confirmarea lucrarii de selectionare de catre Arhivele Nationale;