Metodologia cu privire la aplicarea unitara a dispozitiilor in materie de stare civila

CAPITOLUL I
Exercitarea atributiilor de stare civila

Art. 1. - Atributiile de stare civila se indeplinesc de consiliile judetene/Consiliul General al Municipiului Bucuresti si de personalul desemnat din cadrul acestora, de serviciile publice comunitare locale de evidenta a persoanelor, in unitatile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, cat si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale, in care nu functioneaza servicii publice comunitare de evidenta a persoanelor, de catre primari sau de functionari anume desemnati de acestia cu competente in acest domeniu, de catre sefii misiunilor diplomatice si ai oficiilor consulare de cariera ale Romaniei, respectiv de agentii diplomatici care indeplinesc functii consulare ori de unii dintre functionarii consulari, de catre comandantii de nave si aeronave aflate in afara teritoriului national si de catre ofiterii de stare civila militari, desemnati prin ordin al ministrului apararii nationale sau, dupa caz, al ministrului administratiei si internelor, in caz de mobilizare, razboi, participare la misiuni de aparare colectiva, in sprijinul pacii, de asistenta umanitara sau tip coalitie.
Art. 2. - (1) Competenta ofiterului de stare civila este materiala si teritoriala.
(2) Ofiterul de stare civila isi exercita atributiile numai in limita unitatii administrativ-teritoriale, determinata prin lege, ori a spatiului geografic de competenta a misiunilor diplomatice si oficiilor consulare de cariera ale Romaniei in strainatate, a navei ori a aeronavei aflate in afara apelor teritoriale si, respectiv, a spatiului aerian al Romaniei, in cazul comandantilor de nave si aeronave, a bazelor militare, in cazul ofiterilor de stare civila militari.
Art. 3. - (1) Ofiterii de stare civila delegati din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenta a persoanelor, denumite in continuare S.P.C.L.E.P., in unitatile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum si cei din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu functioneaza S.P.C.L.E.P. sunt obligati sa intocmeasca, in conditiile prevazute de lege, actele de stare civila pentru cetatenii romani sau pentru persoanele fara cetatenie si sa inregistreze, la cerere, actele sau faptele de stare civila ale cetatenilor straini care au domiciliul sau se afla temporar pe teritoriul Romaniei, in aceleasi conditii ca si pentru cetatenii romani.
(2) Inscrierea mentiunilor pe actele de stare civila se face din oficiu sau la cerere, in conditiile prevazute de prezenta metodologie.
Art. 4. - (1) Comandantii de nave si aeronave inregistreaza in jurnalul de bord si, respectiv, in carnetul de drum nasterile si decesele ce se produc la bordul acestor mijloace de transport aflate in afara teritoriului Romaniei.
(2) La bordul navei aflate in afara apelor teritoriale, casatoria se poate incheia numai intre cetateni romani, pe baza pasaportului eliberat de autoritatile competente ale statului roman, a certificatului medical prenuptial intocmit de medicul navei sau de un alt medic competent, precum si a declaratiei viitorilor soti.
(3) In caz de mobilizare, razboi ori participare la misiuni de aparare colectiva, in sprijinul pacii, de asistenta umanitara sau tip coalitie, actele si faptele de stare civila ale militarilor si personalului civil din unitatile fortelor armate se inregistreaza de ofiterii anume desemnati prin ordin al ministrului apararii nationale sau, dupa caz, al ministrului administratiei si internelor.
(4) Inregistrarile trebuie sa cuprinda toate datele necesare intocmirii actelor de stare civila.
Art. 5. - Misiunile diplomatice si oficiile consulare de cariera ale Romaniei inregistreaza actele si faptele de stare civila privind cetatenii romani produse in strainatate si elibereaza certificate de stare civila, in conditiile prevazute de prezenta metodologie.
Art. 6. - (1) Ministerul Administratiei si Internelor, prin Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, denumita in continuare D.E.P.A.B.D., coordoneaza si controleaza metodologic, in conditiile legii, activitatea de stare civila desfasurata de personalul cu atributii de stare civila din cadrul serviciilor publice comunitare locale si judetene de evidenta a persoanelor, respectiv al municipiului Bucuresti, precum si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor.
(2) D.E.P.A.B.D. asigura tiparirea registrelor de stare civila, a certificatelor de stare civila si a extraselor pentru uz extern, in vederea transmiterii de mentiuni in strainatate.
(3) Certificatele de nastere, de casatorie si de deces sunt confectionate din hartie speciala, avand in filigran litera "R", incadrata intr-un caroiaj. Certificatele de stare civila se realizeaza cu o tenta de culoare albastra - pentru cele de nastere, roz - pentru cele de casatorie si cenusiu - pentru cele de deces. Culoarea aplicata materialului de baza trebuie sa fie repartizata uniform in toata profunzimea acestuia, astfel incat razuirea fina a unei suprafete sa nu duca la disparitia tentei culorii de fabricatie. Alte elemente de siguranta se stabilesc de catre D.E.P.A.B.D..
(4) Cerneala folosita la pretiparirea rubricilor din certificatele de stare civila, precum si materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie sa asigure rezistenta la uzura fizica.
(5) Certificatele de stare civila au tiparite la mijloc stema Romaniei si sunt legate in carnete a 25 de file. Fiecare certificat de stare civila este inseriat; seria este formata din doua litere si 6 cifre si este tiparita la mijloc, sub titlul care defineste certificatul.
(6) Documentele prevazute la alin. (3) se distribuie, contra cost, serviciilor publice comunitare judetene de evidenta a persoanelor, denumite in continuare S.P.C.J.E.P.
Art. 7. - Prefectii verifica, in conditiile legii, legalitatea actelor adoptate de autoritatile administratiei publice locale, in legatura cu realizarea atributiilor de stare civila privind actele si faptele de stare civila.
Art. 8. - Prelucrarea datelor cu caracter personal in exercitarea atributiilor de stare civila se face cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare. Beneficiarii acestora, altii decat persoanele vizate, sunt obligati sa utilizeze datele numai pentru destinatia stabilita si sa asigure protectia acestora, in conditiile legii.
Art. 9. - (1) Presedintele consiliului judetean si primarul general al municipiului Bucuresti, prin structura de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv prin structura de stare civila a Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bucuresti, denumita in continuare D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., organizeaza indrumarea si controlul metodologic al activitatii de stare civila realizata de personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor, exercitand in acest sens urmatoarele atributii:
a) organizeaza instruirile de pregatire profesionala a personalului cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si a ofiterilor de stare civila din cadrul primariilor de pe raza judetelor/municipiului Bucuresti;
b) intocmeste, la inceputul fiecarui an, programul de desfasurare a instructajelor; data si locul desfasurarii acestora se comunica D.E.P.A.B.D., precum si Directiei Generale pentru Relatia cu Comunitatile Locale din cadrul Ministerului Administratiei si Internelor;
c) analizeaza lunar/semestrial activitatile desfasurate de personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor;
d) participa la intocmirea materialelor de analiza, a testelor si aplicatiilor practice;
e) tine evidenta si arhiveaza registrele de stare civila - exemplarul II, depuse de catre S.P.C.L.E.P. sau, dupa caz, de primariile competente care au in pastrare exemplarul I;
f) intocmeste necesarul de registre si de certificate de stare civila, precum si de cerneala speciala, pentru anul urmator, pe care il comunica, anual, D.E.P.A.B.D.;
g) asigura tiparirea formularelor auxiliare si distribuirea acestora, precum si distribuirea celor prevazute la lit. f) S.P.C.L.E.P. si primariilor din judet, contra cost;
h) desemneaza un reprezentant care sa participe la concursurile pentru incadrarea personalului de specialitate in domeniul starii civile din cadrul S.P.C.L.E.P. si al primariilor si asigura instruirea persoanelor carora urmeaza a li se delega exercitarea atributiilor de stare civila, conform prevederilor art. 3 alin. (3) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila, republicata, cu modificarile ulterioare;
i) asigura spatiile si amenajarile corespunzatoare pentru conservarea si pastrarea in conditii optime si de securitate a documentelor si imprimatelor de stare civila pe care le au in pastrare;
j) asigura prezenta unui reprezentant la predarea-preluarea gestiunii de stare civila, la schimbarea din functie a personalului cu atributii de stare civila sau cand, din diferite motive, acesta trebuie inlocuit pe o perioada mai mare de 30 de zile;
k) primesc anual de la D.E.P.A.B.D. si distribuie S.P.C.L.E.P. si primariilor listele cu coduri numerice personale precalculate; in cazul epuizarii acestora, pentru anul in curs, solicita alocarea unor secvente suplimentare, de la structura judeteana a D.E.P.A.B.D.
(2) Presedintele consiliului judetean si primarul general al municipiului Bucuresti, prin structura de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., realizeaza cel putin o data pe an activitati de control asupra tuturor inregistrarilor de stare civila din cadrul primariilor sau S.P.C.L.E.P., pe baza graficului intocmit de S.P.C.J.E.P. sau, dupa caz, de D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., exercitand in acest sens urmatoarele atributii:
a) verifica realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, modul de eliberare si gestiunea certificatelor de stare civila, inscrierea mentiunilor si efectuarea comunicarilor prevazute de prezenta metodologie, atribuirea, gestionarea si inscrierea codurilor numerice personale;
b) verifica respectarea transmiterii in termen a comunicarilor nominale prevazute la art. 11 lit. e);
c) sesizeaza inspectoratul judetean de politie, respectiv Directia Generala de Politie a Municipiului Bucuresti, precum si D.E.P.A.B.D. cu privire la documentele de stare civila cu regim special pierdute ori furate si efectueaza verificarea administrativa, de fond, a gestiunii certificatelor de stare civila, in cazul disparitiei in alb a unor astfel de documente de la primarii;
d) participa la verificarile ce se efectueaza in situatiile prevazute la lit. c), in vederea stabilirii imprejurarilor in care a avut loc sustragerea;
e) propun consiliului local sau primarului masurile administrative ce se impun;
f) asigura respectarea normelor privind protectia datelor si informatiilor gestionate si dispun masuri de prevenire a scurgerii de informatii clasificate;
g) transmit lunar, pana la data de 5 a lunii urmatoare, la D.E.P.A.B.D. situatia indicatorilor specifici, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7;
h) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. situatia casatoriilor mixte;
i) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. sinteza activitatii pe linie de stare civila.
(3) Constatarile rezultate in urma controlului si masurile necesare pentru indreptarea unor erori se consemneaza intr-un proces-verbal, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 8, intr-un registru special de control pe linie de stare civila.
(4) Structurile prevazute la alin. (1) au atributii privind:
a) constituirea fondului arhivistic prin evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea tuturor documentelor rezultate din activitatea curenta, conform dispozitiilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) efectuarea mentiunilor in actele de stare civila - exemplarul II, conform comunicarilor privind inregistrarea actelor si faptelor de stare civila; in lipsa comunicarilor privind modificarile intervenite ulterior, in statutul civil mentiunile se opereaza in baza informatiilor coroborate din arhivele proprii;
c) verificarea si pastrarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativa si formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi inaintate presedintelui consiliului judetean, respectiv primarului general al municipiului Bucuresti;
d) analizarea cererilor pentru acordarea dispensei de grad de rudenie si formularea propunerilor intemeiate pentru a fi inaintate presedintelui consiliului judetean/primarului general al municipiului Bucuresti, in vederea emiterii dispozitiei de aprobare sau respingere;