Metodologia cu privire la aplicarea unitara a dispozitiilor in materie de stare civila

e) eliberarea, in mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de nastere, de casatorie si de deces ce le au in pastrare, la cererea autoritatilor publice prevazute la art. 27 alin. (1), in conditiile prevazute de lege, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
f) avizarea referatelor intocmite de catre S.P.C.L.E.P., prin structura de stare civila sau, in localitatile in care acestea nu sunt constituite, de ofiterul de stare civila din cadrul primariei, in cazul cererilor de transcriere, rectificare, reconstituire si intocmire ulterioara a actelor de stare civila;
g) asigurarea colaborarii si a schimbului permanent de informatii cu structurile similare din tara, precum si cu organele de politie, pentru clarificarea situatiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscuta;
h) solicitarea si atribuirea de coduri numerice personale pentru toate persoanele nascute anterior anului 1980, prin Biroul Judetean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenta Persoanelor, denumit in continuare B.J.A.B.D.E.P., respectiv Serviciul de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenta Persoanelor al Municipiului Bucuresti, in cazul persoanelor ale caror certificate de stare civila sunt transcrise;
i) eliminarea certificatelor de stare civila retrase si a celor anulate la completare de S.P.C.L.E.P. si primariile de pe raza de competenta, precum si a cotoarelor de certificate, la un an de la data eliberarii ultimului certificat; eliminarea se efectueaza de catre Comisia de selectionare, pe baza de proces-verbal.
Art. 10. - Ofiterii de stare civila delegati au urmatoarele atributii:
a) intocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de nastere, de casatorie si de deces, in dublu exemplar, si elibereaza persoanelor fizice indreptatite certificate doveditoare privind actele si faptele de stare civila inregistrate;
b) inscriu mentiuni pe marginea actelor de stare civila aflate in pastrare si trimit comunicari de mentiuni pentru inscriere in registrele de stare civila - exemplarul I sau, dupa caz, exemplarul II, in conditiile prezentei metodologii;
c) elibereaza gratuit, la cererea autoritatilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civila, precum si fotocopii ale documentelor aflate in arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) elibereaza, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind inregistrarea unui act de stare civila, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 9; dovezile cuprind, dupa caz, precizari referitoare la mentiunile existente pe marginea actului de stare civila;
e) trimit structurilor de evidenta a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala, in termen de 10 zile de la data intocmirii actului de stare civila sau a modificarilor intervenite in statutul civil, comunicari nominale pentru nascutii vii, cetateni romani, ori cu privire la modificarile intervenite in statutul civil al cetatenilor romani; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaratiile din care rezulta ca persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenta a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. de ultimul loc de domiciliu;
f) trimit centrelor militare, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii decesului, documentul de evidenta militara aflat asupra cetatenilor incorporabili sau recrutilor, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 10;
g) trimit structurilor de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala, pana la data de 5 a lunii urmatoare, certificatele anulate la completare;
h) intocmesc buletine statistice de nastere, de casatorie si de deces, in conformitate cu normele Institutului National de Statistica, pe care le trimit, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii, la Directia Judeteana de Statistica sau a municipiului Bucuresti;
i) dispun masurile necesare pastrarii registrelor si certificatelor de stare civila in conditii care sa asigure evitarea deteriorarii sau a disparitiei acestora si asigura spatiul necesar destinat desfasurarii activitatii de stare civila;
j) atribuie codurile numerice personale, denumite in continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le pastreaza si le arhiveaza in conditii de deplina securitate;
k) propun necesarul de registre, certificate de stare civila, formulare, imprimate auxiliare si cerneala speciala, pentru anul urmator, si il comunica anual structurii de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P.;
l) reconstituie registrele de stare civila pierdute ori distruse - partial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificand exactitatea datelor inscrise prin semnare si aplicarea sigiliului si parafei;
m) primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativa si documentele prezentate in motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, S.P.C.L.E.P. la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala;
n) primesc cererile de inscriere de mentiuni cu privire la modificarile intervenite in strainatate, in statutul civil al persoanei, determinate de divort, adoptie, schimbare de nume si/sau prenume, precum si documentele ce sustin cererile respective, pe care le inainteaza D.E.P.A.B.D., in vederea avizarii inscrierii mentiunilor corespunzatoare sau, dupa caz, a emiterii aprobarii;
o) primesc cererile de transcriere a certificatelor si extraselor de stare civila procurate din strainatate, insotite de actele ce le sustin, intocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care il inainteaza, impreuna cu intreaga documentatie, in vederea avizarii prealabile de catre S.P.C.J.E.P. in coordonarea carora se afla;
p) primesc cererile de rectificare a actelor de stare civila si efectueaza verificari pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate in cuprinsul actelor de stare civila sau a mentiunilor inscrise pe acestea, intocmesc documentatia si referatul cu propunere de aprobare sau respingere si le inainteaza S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, in vederea emiterii dispozitiei de aprobare/respingere de rectificare de catre primarul unitatii administrativ-teritoriale competente;
q) primesc cererile de reconstituire si intocmire ulterioara a actelor de stare civila, intocmesc documentatia si referatul prin care se propune primarului unitatii administrativ-teritoriale emiterea dispozitiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
r) inainteaza S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civila, in termen de 30 de zile de la data cand toate filele din registru au fost completate, dupa ce au fost operate toate mentiunile din registrul de stare civila - exemplarul I;
s) sesizeaza imediat S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., in cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civila cu regim special.
Art. 11. - Ofiterii de stare civila delegati si personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P. indeplinesc atributiile prevazute la art. 10, precum si urmatoarele atributii:
a) elibereaza, la cererea persoanelor fizice indreptatite, certificate care sa ateste componenta familiei, necesare reintregirii familiei aflate in strainatate, potrivit modelelor prevazute in anexele nr. 11 si 12;
b) efectueaza verificarile necesare avizarii cererilor de reconstituire si de intocmire ulterioara a actelor de stare civila pentru cetatenii romani si persoanele fara cetatenie domiciliate in Romania;
c) efectueaza verificari si intocmesc referate cu propuneri in vederea avizarii de catre S.P.C.J.E.P. a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civila eliberate de autoritatile straine, precum si a cererilor de rectificare a actelor de stare civila;
d) efectueaza verificari si intocmesc referate cu propuneri in dosarele avand drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecatoreasca a actelor de stare civila si a mentiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecatoreasca a disparitiei si a mortii unei persoane, precum si inregistrarea tardiva a nasterii;
e) inscriu in registrele de stare civila, de indata, mentiunile privind dobandirea, redobandirea sau renuntarea la cetatenia romana, in baza comunicarilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P.;
f) efectueaza verificari cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativa;
g) colaboreaza cu directiile de sanatate judetene si a municipiului Bucuresti si cu maternitatile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fara acte de identitate asupra lor sau a caror identitate nu este cunoscuta si a cazurilor de parasire a copiilor nou-nascuti si neinregistrati la starea civila;
h) colaboreaza cu unitatile sanitare, Directia Generala Protectia Copilului, denumita in continuare D.G.P.C., si reprezentantii serviciului public de asistenta sociala, denumit in continuare S.P.A.S., si unitatile de politie, dupa caz, pentru cunoasterea permanenta a situatiei numerice si nominale a persoanelor cu situatie neclara pe linie de stare civila si de evidenta a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora in legalitate, pana la rezolvarea fiecarui caz in parte, precum si pentru clarificarea situatiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscuta;
i) transmit lunar la S.P.C.J.E.P. situatia indicatorilor specifici, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7;
j) transmit semestrial la S.P.C.J.E.P. situatia casatoriilor mixte.

CAPITOLUL II
Inregistrarea actelor de stare civila

SECTIUNEA 1
Registrele de stare civila

Art. 12. - (1) Registrele de stare civila sunt documentele in care se intocmesc actele de nastere, de casatorie si de deces.
(2) Registrul de stare civila se vizeaza pentru deschidere si inchidere de catre primar si ofiterul de stare civila delegat, potrivit proceselor-verbale prevazute in anexele nr. 13 si 14
(3) In situatia in care registrul de stare civila nu s-a completat in intregime, la data de 31 decembrie a fiecarui an, pe prima pagina ramasa libera, se intocmeste procesul-verbal de inchidere, in care se consemneaza numarul actelor inregistrate in anul incheiat sau, dupa caz, faptul ca nu a fost inregistrat niciun act. Inregistrarile pentru anul care incepe se fac, in continuare, in acelasi registru, pana la epuizarea tuturor filelor, numerotarea actelor incepand cu numarul 1.
Art. 13. - (1) Numerotarea actelor de stare civila se face in momentul intocmirii acestora, consecutiv si neintrerupt, incepand de la data de 1 ianuarie, cu numarul 1, si se termina la 31 decembrie, cu numarul ultimului act inregistrat.
(2) Daca registrul se termina inainte de expirarea anului in curs, se incepe un registru nou, numerotarea actelor facandu-se in continuare.
Art. 14. - In cazul in care inregistrarile necesita un volum mare de operatiuni, se pot folosi in acelasi timp registre de stare civila in care numerotarea actelor se face diferentiat, folosindu-se numere pare si numere impare.
Art. 15. - In arhiva, registrele de stare civila se ordoneaza si se asaza pe unitati administrativ-teritoriale, iar in cadrul acestora, pe acte si fapte, cronologic.