Legea nr. 135/2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica

h) cuvintele-cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;

i) elementele de localizare a suportului fizic;

j) identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului;

l) data arhivarii;

m) termenul de pastrare a documentului.

(3) In cazul in care documentul in forma electronica a fost generat prin transferarea informatiei de pe suport analog pe suport digital, fisa va contine in plus urmatoarele informatii:

a) referiri la proprietarul originalului si locatia in care se gaseste originalul;

b) metoda de transfer utilizata;

c) dispozitivul hardware utilizat;

d) programul de calculator utilizat.

Art. 9. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forma electronica.

(2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.

(3) Referinta, in registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obtinuta in functie de drepturile de acces ale solicitantului.

Art. 10. - (1) Administratorul arhivei electronice trebuie sa dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica. Modalitatea asiguratorie se stabileste prin decizie a autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu .

(2) In cazul in care arhiva electronica contine sau urmeaza sa contina documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie sa indeplineasca conditiile legale privind protectia informatiilor clasificate.

Art. 11. - Fisa de insotire a documentului va fi arhivata separat de document si inregistrata in registrul electronic al arhivei electronice. In cazul in care fisa face referire la un document clasificat, referinta in registru va fi criptata.

CAPITOLUL V
Conservarea arhivei electronice

Art. 12. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat sa pastreze codul-sursa al tuturor programelor utilizate pentru construirea si exploatarea arhivei electronice, in fisiere semnate electronic si clasificate, dupa caz.

(2) Administratorul arhivei electronice este obligat sa depuna la Arhivele Nationale o copie a codului-sursa al tuturor programelor utilizate pentru construirea si exploatarea arhivei electronice.

(3) In cazul in care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-sursa, prevederile alin. (1) si (2) se aplica pentru codul-sursa executabil.

Art. 13. - (1) Administratorul arhivei electronice are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la dispozitie programe informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma electronica, arhivat din formatul in care a fost generat intr-un format care sa permita vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor in uz curent.

(2) In momentul arhivarii unui document generat intr-un format nerecunoscut de produsele existente in biblioteca de algoritmi si programe informatice, administratorul arhivei electronice are obligatia ca, odata cu arhivarea documentului, sa adauge in biblioteca descrierea formatului acestuia, precum si programele informatice cu care documentul a fost generat si poate fi vizualizat.

CAPITOLUL VI
Consultarea arhivei electronice

Art. 14. - (1) Regimul de acces la un document in forma electronica, precum si modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atat de titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, cat si de administratorul arhivei electronice.

(2) Regimul de acces la documentul in forma electronica, stabilit in conformitate cu alin. (1), va fi inscris in fisa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat in format electronic, va constitui o anexa a documentului arhivat.

(3) Administratorul arhivei electronice este obligat sa respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atat la arhivare, cat si la acordarea accesului la documentul in forma electronica din arhiva.

(4) Raspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document in forma electronica revine in exclusivitate titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, iar raspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul in forma electronica, atat la arhivare, cat si la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Art. 15. - Administratorul arhivei electronice va asigura, in conditiile prevazute la art. 14 si in concordanta cu prevederile legislatiei in vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document in forma electronica in parte.

Art. 16. - Administratorul arhivei electronice are urmatoarele obligatii:

a) intretinerea arhivei electronice;

b) crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in forma electronica arhivate si care se actualizeaza permanent off-line;

c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea, securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica arhivate;

d) asigurarea redarii oricarui document in forma electronica continut in arhiva;

e) asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat;

f) notificarea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, cu cel putin 60 de zile inainte, a intentiei de incetare a activitatii, cu exceptia cazurilor de forta majora. In acest caz, administratorul arhivei electronice are obligatia de a transfera arhiva electronica catre alt furnizor de servicii de arhivare electronica, cu acordul autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu .

Art. 17. - (1) Arhivele electronice sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea:

a) integritatii si securitatii documentelor in forma electronica;

b) securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice;

c) recuperarii informatiei in urma dezastrelor naturale, conform reglementarilor in vigoare.

(2) In termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

CAPITOLUL VII
Infractiuni si contraventii