Metodologia cu privire la aplicarea unitara a dispozitiilor in materie de stare civila

Art. 16. - Registrele si certificatele de stare civila, precum si toate celelalte documente care stau la baza inregistrarii actelor si faptelor de stare civila se pastreaza separat de restul arhivei care se creeaza la nivelul S.P.C.L.E.P. si al primariilor, in incaperi special amenajate, in dulapuri inchise, asigurandu-se securitatea acestora.
Art. 17. - (1) In cazul in care un registru de stare civila a fost intocmit prin copiere dupa exemplarul existent, intrucat celalalt exemplar lipseste, pe ultima pagina a copertei se intocmeste un proces-verbal, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 15.
(2) Este interzisa compactarea/legarea mai multor registre de stare civila intr-unul singur.
Art. 18. - (1) In unitatile administrativ-teritoriale cu peste 30.000 de locuitori se intocmesc opise alfabetice, pe ani si acte, in care se inscriu, zilnic, actele de nastere, de casatorie si de deces inregistrate, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 16.
(2) In unitatile administrativ-teritoriale cu pana la 30.000 de locuitori, actele intocmite in cazurile speciale privind reconstituirea si intocmirea ulterioara, inregistrarea tardiva, transcrierea, adoptia, moartea prezumata se evidentiaza pe ultima coperta a registrelor, in partea interioara, specificandu-se numele de familie si prenumele persoanei inregistrate, precum si numarul/data intocmirii actului respectiv.
Art. 19. - (1) Registrul de stare civila - exemplarul II se inainteaza structurii de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., in termen de 30 de zile de la data cand toate filele din registru au fost completate.
(2) Termenul de pastrare a documentelor care au stat la baza inregistrarii actelor si faptelor de stare civila, precum si la inscrierea mentiunilor ulterioare este de 50 de ani de la crearea lor; la expirarea termenului de pastrare, acestea pot fi scoase din evidenta arhivei, prin selectionare, cu aprobarea directiilor judetene/Directiei Municipiului Bucuresti ale/a Arhivelor Nationale, conform prevederilor art. 11 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.
(3) La inceputul anului calendaristic, documentele primare din anul care s-a incheiat se ordoneaza pe dosare, cusute, sigilate, numerotate, dupa care se arhiveaza.
Art. 20. - Inscrisurile care au stat la baza intocmirii actelor de stare civila, in original sau fotocopie, pot fi trimise, la cererea scrisa, D.E.P.A.B.D., S.P.C.L.E.P./S.P.C.J.E.P., instantelor judecatoresti, parchetelor sau politiei; inscrisurile originale se restituie pana la data stabilita in adresa de solicitare.
Art. 21. - Registrele de stare civila se predau la Directia Municipiului Bucuresti/directiile judetene a/ale Arhivelor Nationale, dupa 100 de ani de la crearea/intocmirea acestora, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.

SECTIUNEA a 2-a
Inregistrarea actelor de stare civila

Art. 22. - (1) Declaratiile privind inregistrarea actelor de stare civila se fac in fata ofiterului de stare civila, verbal, pentru inregistrarea nasterii si decesului, si in scris, pentru casatorie; declararea cu depasirea termenelor legale a nasterii, respectiv a decesului se face in scris, cu aratarea motivelor intarzierii.
(2) Ofiterul de stare civila este obligat sa verifice realitatea continutului declaratiei si concordanta acesteia cu certificatele de stare civila si cu celelalte inscrisuri prezentate de declarant sau existente in arhiva de stare civila a primariei.
(3) Certificatul medical constatator al nasterii si certificatul medical constatator al decesului, precum si declaratiile de casatorie se inregistreaza imediat ce se primesc in registrul de intrare-iesire, care se intocmeste potrivit modelului prevazut anexa nr. 17.
Art. 23. - (1) Actele de stare civila si mentiunile de pe marginea acestora se completeaza cu cerneala speciala de culoare neagra.
(2) Sunt interzise stersaturile, razuirile, prescurtarile si adaugirile in cuprinsul actelor de stare civila sau al documentelor primare care stau la baza intocmirii acestora, precum si a inscrierii mentiunilor.
(3) Ofiterul de stare civila care intocmeste actul semneaza si aplica parafa proprie, precum si sigiliul special confectionat pentru activitatea de stare civila, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 18.
(4) Parafa functionarilor desemnati sa opereze mentiuni pe marginea actelor de stare civila - exemplarul II, depuse la S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., cuprinde numai numele de familie si prenumele.
(5) Dupa inscrierea mentiunilor pe marginea actelor de stare civila, ofiterul de stare civila sau personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C. inscrie data, semneaza si aplica numai parafa proprie.
Art. 24. - Intocmirea actelor de stare civila si inscrierea mentiunilor se fac in limba romana, folosindu-se alfabetul latin, cu respectarea urmatoarelor reguli:
a) rubricile privind numele de familie, prenumele, denumirea localitatii, judetul sau tara si cauza decesului se completeaza cu majuscule, de tipar; daca numele de familie ori prenumele este compus din doua sau mai multe cuvinte, acestea se scriu fara a se desparti prin cratima;
b) rubricile privind "anul" si "ziua" se completeaza cu cifre arabe, iar rubrica privind "luna" se completeaza cu litere, fara prescurtari;
c) in rubrica "Sexul" se inscrie cu majuscule "MASCULIN" sau "FEMININ", conform certificatului constatator al nasterii/decesului;
d) rubrica "nationalitatea" se completeaza, daca este cazul, conform celor declarate de solicitant si numai cu consimtamantul acestuia, iar in rubrica "Cetatenia" se inscrie cetatenia stabilita potrivit actului de identitate prezentat;
e) rubricile din actele de nastere, casatorie si deces, referitoare la locul nasterii parintilor, al sotilor si al decedatului, se completeaza cu denumirea actuala a comunei, orasului, municipiului sau sectorului municipiului Bucuresti, potrivit organizarii administrativ-teritoriale a Romaniei; rubricile referitoare la judet se completeaza cu denumirea actuala a judetului, respectiv a municipiului Bucuresti; in cazul municipiului Bucuresti, in rubrica "Municipiul" se inscrie "Bucuresti", iar cuvantul "judet" se bareaza si se inscrie "sectorul";
f) completarea tuturor rubricilor din actele si certificatele de stare civila se face cu respectarea intocmai a regulilor gramaticale stabilite de Academia Romana, inclusiv cele referitoare la modul de folosire a literelor "a", "a", "i", "s", "t"; la completarea rubricilor referitoare la nume se va folosi litera "a" sau "i", dupa dorinta solicitantului; in ceea ce priveste denumirea localitatilor, inlocuirea literei "i" cu "a" din cuprinsul acestora se face conform Legii nr. 2/1968 privind organizarea administrativa a teritoriului Romaniei, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
g) in cazul in care se transcrie/se inscrie un certificat de stare civila procurat din strainatate, in rubrica referitoare la "localitate" se inscrie denumirea localitatii, asa cum rezulta din actul prezentat si din traducerea legalizata, iar in rubrica "judetul" se mentioneaza "tara" unde a fost inregistrat, barandu-se cu o linie orizontala cuvantul "judetul"; rubricile care nu se completeaza se bareaza cu o linie orizontala, inainte de a fi semnat actul .
Art. 25. - Actele de nastere, de casatorie si de deces intocmite in cazuri speciale se inscriu in registrele curente, cu respectarea regulilor prevazute la art. 24 si a urmatoarelor:
a) in actele de nastere transcrise/inscrise, reconstituite, intocmite ulterior ori ca urmare a incuviintarii adoptiei, rubricile privind declarantul si "a prezentat certificatul medical constatator al nasterii nr. ..., eliberat de ..., din care rezulta ca s-a nascut un copil ..." nu se completeaza;
b) in actele de casatorie reconstituite, intocmite ulterior, transcrise/inscrise, la rubrica referitoare la "domiciliu" se inscrie domiciliul actual al sotului care solicita inregistrarea actului, asa cum rezulta din documentul de legitimare prezentat;
c) in actele de stare civila transcrise/inscrise, rubricile cu privire la "nume" si/sau "prenume" se completeaza conform certificatului original prezentat; in acest caz, prevederile art. 24 lit. a) teza a 2-a nu se aplica;
d) in actele de deces transcrise/inscrise, reconstituite, intocmite ulterior ori in baza unei hotarari judecatoresti declarative de moarte, rubricile privind declarantul si "a prezentat certificatul medical constatator al decesului nr. .........., eliberat de ..............." si "cauza decesului fiind .................." nu se completeaza, ci se bareaza cu o linie orizontala;
e) in actele de casatorie transcrise/inscrise, rubricile privind numele de familie al sotilor se completeaza asa cum rezulta din certificatele eliberate de autoritatile straine; in cazul in care nu rezulta numele de familie ce urmeaza a fi purtat in timpul casatoriei, se completeaza cu cel declarat de soti, conform declaratiei date in forma autentica;
f) in actele de casatorie reconstituite, intocmite ulterior sau transcrise/inscrise, textul "vazand ca publicatia ceruta de lege s-a efectuat in termen si ca nu s-a facut opozitie la aceasta casatorie, in temeiul consimtamantului exprimat personal de fiecare dintre viitorii soti prezenti" si "rubricile cu privire la martori" se anuleaza cu o linie orizontala; in textul "noi, ........ ofiter de stare civila am incheiat prezentul act de casatorie" se bareaza mentiunea "incheiat" si se inscrie, dupa caz, "reconstituit", "intocmit ulterior", "transcris", "inscris";
g) actele reconstituite, intocmite ulterior, transcrise/inscrise se semneaza de ofiterul de stare civila, care aplica parafa proprie si sigiliul.
Art. 26. - (1) Daca in timpul completarii actului, inainte de a fi semnat de declarant, de soti ori de martori si de ofiterul de stare civila, se constata o greseala, pagina completata gresit se anuleaza prin doua linii trase in diagonala ("X"), cu cerneala rosie, scriindu-se, cu majuscule de tipar, textul "PAGINA ANULATA", iar numarul actului ce corespunde acesteia se trece pe pagina urmatoare, unde se intocmeste actul corect.
(2) In acelasi fel se anuleaza si pagina corespunzatoare din exemplarul II al registrului de stare civila, fara a mai completa textul scris gresit.
(3) Este interzisa ruperea filelor din registrele de stare civila, cu exceptia celor folosite de misiunile diplomatice si oficiile consulare de cariera ale Romaniei, care se decupeaza din registrul de stare civila - exemplarul I, pentru a fi trimise in tara.
Art. 27. - (1) La cererea scrisa a D.E.P.A.B.D., a S.P.C.L.E.P./S.P.C.J.E.P., a instantelor judecatoresti, a parchetelor sau a politiei, a oficiilor de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale unde nu functioneaza S.P.C.L.E.P., a unitatilor din sistemul de ordine si siguranta publica, a D.G.P.C. si a reprezentantilor S.P.A.S., precum si a notarilor publici, se elibereaza gratuit extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civila aflate in arhiva proprie.
(2) Prevederile alin. (1) se aplica si in cazul solicitarilor adresate directiilor judetene si Directiei Municipiului Bucuresti ale/a Arhivelor Nationale, pentru actele aflate in pastrarea acestora, cu respectarea dispozitiilor art. 11 alin. (3) din Legea nr. 119/1996, republicata, cu modificarile ulterioare.

SECTIUNEA a 3-a
Inregistrarea nasterii

Art. 28. - (1) Inregistrarea nasterii se face de structura de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P. sau, dupa caz, de ofiterul de stare civila din cadrul primariei unitatii administrativ-teritoriale in a carei raza s-a produs evenimentul.
(2) In registrul de nasteri se inregistreaza copilul nascut viu si copilul nascut mort.
(3) Inregistrarea gemenilor se face prin intocmirea actului de nastere, separat, pentru fiecare copil. In acelasi mod se procedeaza si in cazul gemenilor siamezi.