Art. 1. - Prezenta hotarare stabileste metodologia de infiintare a registrului general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare registru, si de completare si transmitere in registru a elementelor raportului de munca, denumite in continuare date, de catre urmatoarele categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent daca au sau nu statutul de utilitate publica;
b) institutii/autoritati publice/alte entitati juridice care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca .
Art. 2. - (1) In registru se inregistreaza, anterior inceperii activitatii, datele mentionate la art. 1 pentru persoanele care urmeaza sa desfasoare activitate in baza unui contract individual de munca incheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Fiecare dintre angajatorii prevazuti la art. 1 are obligatia sa transmita datele in registru, catre inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi are sediul/domiciliul, in ordinea angajarii. Raspunderea pentru corectitudinea datelor transmise in registru revine in exclusivitate angajatorului.
(3) Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului, completarii si transmiterii datelor in registru, in numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.
(4) Au obligatia de a infiinta registrul, completa si transmite datele in registru la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, reprezentantele organizatiilor internationale acreditate in Romania, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
(5) Angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) pot contracta serviciul de completare si transmitere a datelor in registru prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal.
(6) Completarea si transmiterea datelor in registru se realizeaza de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a), de catre persoanele care au aceste atributii stabilite prin fisa postului in cazul angajatorilor prevazuti la art. 1 lit. b) si de catre prestatorii prevazuti la alin. (5).
(7) Prestatorii prevazuti la alin. (5) nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a datelor in registru incredintate de angajator .
(8) Angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) au obligatia de a notifica, in scris, inspectoratul teritorial de munca, in a carui raza teritoriala isi au sediul/domiciliul, despre incheierea contractelor de prestari servicii prevazute la alin. (5), precum si datele de identificare ale prestatorului, in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii .
(9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a datelor in registru nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de prezenta hotarare .
(10) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii care completeaza si transmit datele in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor, cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.
(11) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei necesare pentru completarea si transmiterea datelor se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale.
Art. 3. - (1) Registrul se intocmeste in forma electronica.
(2) Angajatorii prevazuti la art. 1 completeaza registrul in ordinea angajarii persoanelor, cu urmatoarele date, fara a avea caracter limitativ:
a) datele de identificare ale angajatorului persoana fizica sau juridica de drept privat, respectiv institutie/autoritate publica/alta entitate juridica care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscala - CIF, sediul social si numele si prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru persoanele fizice;
b) datele de identificare ale salariatilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, non-UE, Spatiul Economic European - SEE;
c) data incheierii contractului individual de munca si data inceperii activitatii;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munca;
f) durata contractului individual de munca, respectiv nedeterminata/determinata;
g) durata timpului de munca si repartizarea acestuia, in cazul contractelor individuale de munca cu timp partial;
h) salariul de baza lunar brut, indemnizatiile, sporurile, precum si alte adaosuri, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca sau, dupa caz, in contractul colectiv de munca;
i) datele de identificare ale utilizatorului, in cazul contractelor de munca temporara;
j) data transferului astfel cum este prevazut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul;
k) data preluarii prin transfer, astfel cum este prevazut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si art. 32 din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si datele de identificare ale angajatorului de la care se face transferul;
l) data la care incepe si data la care inceteaza detasarea, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face detasarea;
m) data la care incepe si data la care inceteaza detasarea transnationala, definita de Legea nr. 16/2017 privind detasarea salariatilor in cadrul prestarii de servicii transnationale, statul in care urmeaza sa se realizeze detasarea transnationala, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmeaza sa presteze activitatea salariatul detasat, precum si natura acestei activitati;
n) data la care incepe si data la care inceteaza detasarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European, statul in care urmeaza sa se realizeze detasarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmeaza sa presteze activitatea salariatul detasat, precum si natura acestei activitati;
o) perioada, cauzele de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
p) data si temeiul legal al incetarii contractului individual de munca .
Art. 4. - (1) Transmiterea registrului catre inspectoratul teritorial de munca, cu datele prevazute la art. 3 alin. (2), se face dupa cum urmeaza:
a) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) -i) se transmit cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul in baza unui contract individual de munca;
b) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) -k) se transmit in termen de 5 zile lucratoare de la data transferului, respectiv de la data preluarii prin transfer;
c) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului;
d) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. m) si n) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului pe teritoriul altui stat;
e) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii/datei incetarii suspendarii, cu exceptia situatiei absentelor nemotivate cand transmiterea in registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii;
f) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel tarziu la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca .
(2) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) -g) se transmite in registru cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand inregistrarea in registru se face in termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia.
(3) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se transmite in registru in termen de 20 de zile lucratoare de la data producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand transmiterea in registru se face in termen de 20 de zile lucratoare de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia.
(4) Orice modificare privind perioada de detasare prevazuta la art. 3 alin. (2) lit. l) -n) se transmite in registru cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii.
(5) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) se transmite la inspectoratul teritorial de munca in termen de 3 zile lucratoare de la data aparitiei modificarii.
(6) Orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.
Art. 5. - (1) Datele in registru se completeaza si se transmit on-line pe portalul Inspectiei Muncii.
(2) Evidenta datelor din registru, transmise de angajatorii prevazuti la art. 1, se tine intr-o baza de date administrata de Inspectia Muncii.
(3) Inspectia Muncii, in calitate de operator de date cu caracter personal, administreaza baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.
(4) Procedura privind transmiterea datelor in registrul in format electronic se stabileste prin ordinul comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale prevazut la art. 2 alin. (11).
Art. 6. - (1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a transmite datele in registru la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala se afla sediul/domiciliul angajatorului, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat .