(2) Sucursalele, agentiile, reprezentantele sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si unitatile fara personalitate juridica ale institutiilor/autoritatilor publice/altor entitati juridice, carora le-au fost delegate competentele prevazute la art. 2 alin. (3), au obligatia de a infiinta, completa si transmite datele in registru conform prevederilor art. 3, cu mentionarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare - CUI si codul de identificare fiscala - CIF si in termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare .
Art. 7. - (1) Angajatorii prevazuti la art. 1 au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru .
(3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
(4) Documentele sunt eliberate in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator .
(5) La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registru .
(6) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia un extras din registru, datat si certificat pentru conformitate, sau o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(7) Datele din registru si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata . Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii .
(8) In situatia in care angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevazut la alin. (6), salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca eliberarea unui extras din registru din care sa rezulte activitatea desfasurata la acesta, in calitate de salariat . Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(9) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de munca asigura accesul individual la datele personale din registru . Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale.
Art. 8. - (1) Constituie contraventie netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul in baza unui contract individual de munca si se sanctioneaza conform art. 260 alin. (1) lit. e1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei urmatoarele fapte:
a) transmiterea datelor in registru cu elementele contractului individual de munca, pentru care exista dovada executarii acestuia, respectiv prestarea muncii si plata salariului, cu incalcarea termenului prevazut la art. 4 alin. (1) lit. a);
b) refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza inscrierilor efectuate in registru;
c) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) -k), in termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. b);
d) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) -p), in termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. c) -f);
e) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) -h), in termenele prevazute la art. 4 alin. (2) si (3);
f) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) -n) in termenele prevazute la art. 4 alin. (4);
g) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) in termenul prevazut la art. 4 alin. (5).
(3) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei urmatoarele fapte:
a) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (6);
b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
c) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii .
(4) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz, la sediul secundar, care are delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca .
(5) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei incalcarea de catre angajator a prevederilor art. 7 alin. (3) - (6).
(6) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor angajatorilor se fac de catre inspectorii de munca .
(7) Contravenientul poate achita in cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la alin. (2)-(5).
(8) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevazute la alin. (1)-(5) se fac cu respectarea:
a) art. 22 din Conventia cu privire la relatiile diplomatice, incheiata la Viena la 18 aprilie 1961, ratificata prin Decretul nr. 566 din 8 iulie 1968, respectiv ale art. 31 din Decretul nr. 481/1971 privind aderarea Republicii Socialiste Romania la Conventia de la Viena cu privire la relatiile consulare, referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;
b) art. 31 din Conventia de la Viena privind relatiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Conventia de la Viena privind relatiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdictie a agentilor diplomatici, respectiv a agentilor consulari;
c) inviolabilitatii si imunitatii reprezentantelor organizatiilor internationale acreditate in Romania potrivit conventiilor/acordurilor de sediu la care Romania este parte.
Art. 9. - Prevederile art. 8 se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.
Art. 10. - Sistemul informatic care face obiectul solutiei tehnice pentru transmiterea datelor in registru de catre angajatori, astfel cum este reglementat de prezenta hotarare, se achizitioneaza de catre Inspectia Muncii, in conditiile legii, cu aprobarea ordonatorului principal de credite.
Art. 11. - (1) Inspectia Muncii asigura accesul autoritatilor/institutiilor publice la informatiile din registru, pe baza unor aplicatii de interogare specifice sau prin punerea la dispozitie a unor informatii din registru, cu respectarea masurilor de protectie a datelor cu caracter personal, numai daca in cuprinsul actului normativ de organizare si functionare a acestora se prevede ca acestea au dreptul de a primi aceste informatii in vederea realizarii atributiilor lor. Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc de Inspectia Muncii prin protocoale de colaborare incheiate cu autoritatile/institutiile publice solicitante, in conditiile legii, care vor fi publicate pe pagina de internet a Inspectiei Muncii.
(2) Pentru personalul incadrat in Ministerul Afacerilor Externe cu raport de munca, prevederile prezentei hotarari se aplica in conditiile stabilite printr-un protocol de colaborare incheiat intre Ministerul Afacerilor Externe si Inspectia Muncii.
(3) In scopul combaterii muncii nedeclarate, Inspectia Muncii beneficiaza de accesul la bazele de date detinute de autoritati/institutii publice, privind:
a) evidenta persoanelor, in vederea identificarii persoanelor aflate la locul de munca;
b) declaratii si inregistrari fiscale, in vederea verificarii concordantei datelor inregistrate in registru cu cele declarate organelor fiscale;
c) evidenta angajatorilor inregistrati in registrul comertului sau la Ministerul Finantelor Publice, in scopul identificarii acestora si al dispunerii masurilor necesare in vederea aplicarii prevederilor prezentei hotarari.
Art. 12. - Registrele infiintate, inregistrate, completate si transmise in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, in conditiile legii.
Art. 13. - (1) Prezenta hotarare intra in vigoare la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, cu exceptia prevederilor art. 8 si art. 13 alin. (3), care intra in vigoare la 10 zile de la data publicarii.
(2) Prin exceptie de la prevederile art. 4 alin. (3) orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) care se produce de la data intrarii in vigoare a prevederilor prezentei hotarari si pana la data de 31 martie 2018 se transmite pana la 31 martie 2018.
(3) Constituie contraventie netransmiterea de catre angajatori a modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) in termenul prevazut la art. 13 alin. (2) si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei.
Art. 14. - (1) La data intrarii in vigoare a prezentei hotarari se abroga Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 372 din 27 mai 2011, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Pana la data achizitionarii noului sistem informatic, angajatorii prevazuti la art. 1 vor transmite datele in registru conform aplicatiei informatice existente pe portalul Inspectiei Muncii la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.