Revisal 2019: HG 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor

(1) Transmiterea registrului catre inspectoratul teritorial de munca, cu datele prevazute la art. 3 alin. (2) , se face dupa cum urmeaza:
a) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) -i) se transmit cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul in baza unui contract individual de munca;
b) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) -k) se transmit in termen de 5 zile lucratoare de la data transferului, respectiv de la data preluarii prin transfer;
c) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului;
d) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. m) si n) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului pe teritoriul altui stat;
e) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii/datei incetarii suspendarii, cu exceptia situatiei absentelor nemotivate cand transmiterea in registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii;
f) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel tarziu la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca .
(2) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) -g) se transmite in registru cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand inregistrarea in registru se face in termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia.
(3) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se transmite in registru in termen de 20 de zile lucratoare de la data producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand transmiterea in registru se face in termen de 20 de zile lucratoare de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia.
(4) Orice modificare privind perioada de detasare prevazuta la art. 3 alin. (2) lit. l) -n) se transmite in registru cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii.
(5) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) se transmite la inspectoratul teritorial de munca in termen de 3 zile lucratoare de la data aparitiei modificarii.
(6) Orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.

Articolul 5
(1) Datele in registru se completeaza si se transmit on-line pe portalul Inspectiei Muncii.
(2) Evidenta datelor din registru, transmise de angajatorii prevazuti la art. 1, se tine intr-o baza de date administrata de Inspectia Muncii.
(3) Inspectia Muncii, in calitate de operator de date cu caracter personal, administreaza baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.
(4) Procedura privind transmiterea datelor in registrul in format electronic se stabileste prin ordinul comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale prevazut la art. 2 alin. (11) .

Articolul 6
(1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a transmite datele in registru la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala se afla sediul/domiciliul angajatorului, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat .
(2) Sucursalele, agentiile, reprezentantele sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si unitatile fara personalitate juridica ale institutiilor/autoritatilor publice/altor entitati juridice, carora le-au fost delegate competentele prevazute la art. 2 alin. (3) , au obligatia de a infiinta, completa si transmite datele in registru conform prevederilor art. 3, cu mentionarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare - CUI si codul de identificare fiscala - CIF si in termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare .

Articolul 7
(1) Angajatorii prevazuti la art. 1 au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru .
(3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
(4) Documentele sunt eliberate in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator .
(5) La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registru .
(6) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia un extras din registru, datat si certificat pentru conformitate, sau o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(7) Datele din registru si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata . Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii .
(8) In situatia in care angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevazut la alin. (6) , salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca eliberarea unui extras din registru din care sa rezulte activitatea desfasurata la acesta, in calitate de salariat . Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(9) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de munca asigura accesul individual la datele personale din registru . Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale.

Articolul 8
(1) Constituie contraventie netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle intr-un raport de munca cu angajatorul in baza unui contract individual de munca si se sanctioneaza conform art. 260 alin. (1) lit. e1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei urmatoarele fapte:
a) transmiterea datelor in registru cu elementele contractului individual de munca, pentru care exista dovada executarii acestuia, respectiv prestarea muncii si plata salariului, cu incalcarea termenului prevazut la art. 4 alin. (1) lit. a) ;
b) refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza inscrierilor efectuate in registru;
c) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) -k) , in termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. b) ;
d) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) -p) , in termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. c) -f) ;
e) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) -h) , in termenele prevazute la art. 4 alin. (2) si (3) ;
f) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) -n) in termenele prevazute la art. 4 alin. (4) ;
g) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) in termenul prevazut la art. 4 alin. (5) .
(3) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei urmatoarele fapte:
a) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (6) ;
b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
c) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7) ;
d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii .
(4) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz, la sediul secundar, care are delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca .