Ghidul ESMA referitor la gestionarea conflictelor de interese ale contrapartilor centrale, din 12.06.2019

(ii) orice persoana care nu face parte din personal sau care nu are legatura cu aceasta (astfel cum este descris mai sus), dar care este implicata in activitatea CPC, cum ar fi membrii comitetului de risc, membrii comitetului de remunerare, membrii grupului de gestionare a situatiei de neindeplinire a obligatiilor de plata, orice alti membri ai comitetului, consultanti, consilieri externi, agenti, personal contractual sau subcontractanti.
19. CPC trebuie sa defineasca o perioada de timp in care se presupune ca eventualele conflicte de interese sau conflicte de interese efective vor continua sa produca efecte dupa incetarea conflictului. CPC pot defini perioade de timp diferite, in functie de tipul de situatie de conflict avut in vedere sau de persoana relevanta in cauza.

V.2. Proceduri organizationale
V.2.1. Principiul necesitatii de a cunoaste
20. CPC trebuie sa implementeze in mod clar proceduri organizationale care sa aiba ca scop prevenirea schimbului nejustificat de informatii confidentiale sau utilizarea inadecvata a informatiilor confidentiale in cadrul CPC, de exemplu:
(i) CPC trebuie sa se asigure ca informatiile confidentiale care, daca sunt cunoscute, ar duce la conflicte de interese sunt partajate in conformitate cu principiul necesitatii de a cunoaste;
(ii) CPC trebuie sa implementeze delimitarile necesare in ceea ce priveste organigrama pentru a garanta o separare clara a fluxurilor de lucru;
(iii) accesul la sistemul informatic trebuie protejat prin utilizarea de masuri corespunzatoare de securitate si confidentialitate.
21. Personalului care are dreptul sa primeasca informatiile confidentiale trebuie sa i se reaminteasca faptul ca informatiile trebuie pastrate confidentiale la nivel intern si extern si ca nu trebuie sa utilizeze respectivele informatii in propriul beneficiu sau in beneficiul unei parti terte. In cazul in care informatiile confidentiale sunt partajate cu subcontractanti sau consultanti, procedurile juridice existente intre CPC si entitatea sau persoana respectiva trebuie sa garanteze ca acestea fac obiectul aceleiasi obligatii, de care trebuie sa li se reaminteasca.
22. Toate partile interesate implicate in comitetul de risc si in grupurile de gestionare a situatiei de neindeplinire a obligatiilor de plata care au acces la informatii confidentiale aferente trebuie sa faca obiectul unor obligatii de confidentialitate stricte si, daca este necesar, sa semneze un acord de confidentialitate specific.

V.2.2. Norme de conduita
23. CPC trebuie sa ia masurile necesare pentru personalul sau si pentru orice persoana care, desi nu face parte din personalul sau, este implicata in activitatea CPC, astfel cum este descris la pct. 18.
24. Cu scopul:
(i) de a actiona cu impartialitate si buna-credinta, in interesul CPC, in mod transparent si in conformitate cu EMIR si cu toate reglementarile aplicabile;
(ii) de a evita, daca este posibil, si de a fi constienti (dispun de intelegere) de potentialele domenii de conflict de interese; de a declara orice situatie in care au sau pot avea un interes direct sau indirect care intra in conflict cu interesele CPC si de a respecta orice masuri de atenuare adecvate care pot fi impuse de CPC in circumstantele date .
25. CPC trebuie sa se asigure ca pot aplica masuri disciplinare personalului care incalca cerintele de mai sus, precum si alte actiuni echivalente celorlalte entitati sau persoane care le incalca.
26. CPC trebuie:
(i) sa adopte norme referitoare la limitarea numarului de contracte sau de mandate pe care membrii consiliului de administratie si directorii executivi le pot avea si care sunt relevante in ceea ce priveste conflictele de interese, in conformitate cu legislatia aplicabila;
(ii) sa nu desemneze auditori externi care au cu CPC o relatie financiara, de afacere, de angajare sau de alta natura, directa sau indirecta - incluzand prestarea de servicii suplimentare, altele decat cele de audit -, din care o parte terta obiectiva, rezonabila si informata ar concluziona ca independenta auditorului este compromisa;
(iii) sa solicite personalului sa comunice coordonatorului- sef al functiei de conformitate orice interes personal si orice interes al membrilor apropiati ai familiei, astfel cum se prevede la pct. 18 subpct. (i), care intra in conflict sau poate intra in conflict cu interesele CPC in momentul preluarii sarcinilor sau in momentul in care situatia se modifica si cel putin o data pe an. Coordonatorul-sef al functiei de conformitate trebuie notificat si atunci cand nu mai exista conflictul de interese;
(iv) sa solicite oricarui membru al personalului sau oricarei persoane descrise la pct. 18 subpct. (ii) care intentioneaza sa desfasoare, simultan cu activitatea sa din cadrul CPC, orice activitate externa potential incompatibila cu responsabilitatile asumate in cadrul CPC sa obtina aprobarea prealabila din partea responsabilului sau a coordonatorului-sef al functiei de conformitate, in conformitate cu normele interne ale CPC, inainte de a accepta noul angajament pentru o alta entitate .

V.2.3. Cadouri
27. Politica unui CPC trebuie sa contina norme clare privind acceptarea cadourilor, indiferent de forma acestora, de exemplu, cadouri, stimulente, tratamente preferentiale, divertisment, ospitalitate, primite de orice persoana relevanta de la membrii compensatori, clienti, locul de tranzactionare, depozitarii centrali de titluri de valoare, registrele centrale de tranzactii, furnizorii de date, furnizorii de lichiditate sau orice alti prestatori de servicii, subcontractanti sau alte persoane sau entitati ale caror interese ar putea sa intre in conflict cu CPC.
28. CPC trebuie sa stabileasca un prag rezonabil sau un cadru pentru a evalua valoarea cadourilor cu scopul de a stabili daca beneficiarului i se permite sa accepte sau sa pastreze cadoul. In cazul in care exista indoieli cu privire la valoarea cadoului, coordonatorul-sef al functiei de conformitate trebuie sa decida cu privire la valoarea reala.

V.2.4. Dreptul de proprietate asupra instrumentelor financiare
29. CPC trebuie sa adopte politici care sa defineasca normele privind dreptul de proprietate asupra instrumentelor financiare al personalului sau, de exemplu, actiuni, obligatiuni sau orice alte titluri care acorda dreptul de a achizitiona astfel de titluri de valoare, care pot crea conflicte de interese.
30. CPC trebuie sa adopte norme stricte pentru a limita sau a monitoriza investitiile efectuate de personalul lor. CPC trebuie sa solicite o aprobare in prealabil si/sau restrictii pentru a investi si a dezinvesti in instrumente financiare care ar putea genera conflicte de interese, cum ar fi cele emise de concurenti, membri compensatori, clienti, institutii financiare si presatori de servicii, iar CPC pot lua in considerare perioade de excludere sau de restrictii de la a se angaja in tranzactii care implica valorile mobiliare ale entitatilor din grupul CPC, de exemplu, in luna publicarii rezultatelor financiare sau ad-hoc.
31. CPC isi poate adapta normele in functie de tipul de persoana implicata si de circumstante, pentru a asigura acuratetea si eficacitatea acestora. De exemplu, in cazul in care investitiile sunt delegate integral unei societati de investitii sau unui organism de plasament colectiv in valori mobiliare (OPCVM) sau unui administrator de fond de investitii alternativ (AFIA), acestea pot fi scutite de aprobarea prealabila a CPC si de orice restrictie, precum si de obligatia de prezentare de informatii atunci cand CPC considera ca este adecvat.
32. Investitiile directe efectuate de orice membru al personalului trebuie comunicate coordonatorului-sef al functiei de conformitate sau oricarei alte persoane sau oricarui alt organism relevant in acest scop. Raportarea portofoliului trebuie realizata cel putin la momentul angajarii sau al numirii oricarui membru al personalului si trebuie actualizata anual. Orice tranzactie executata cu instrumentele financiare respective trebuie raportata coordonatorului-sef al functiei de conformitate.

V.2.5. Formare
33. CPC trebuie sa se asigure ca personalul lor este instruit in mod corespunzator cu privire la obligatiile care ii revin si cu privire la procedura aplicabila privind gestionarea conflictelor de interese.
34. Formarea trebuie sa clarifice notiunea de conflict de interese, obligatiile personalului si sanctiunile aferente, procedura de declarare si procedura de solutionare a conflictului si, in general, normele aplicabile.
35. CPC trebuie sa isi informeze periodic personalul. CPC trebuie sa tina o evidenta a activitatilor de formare intreprinse si finalizate de personal.
36. Personalul trebuie sa confirme ca a luat cunostinta de normele aplicabile.

V.2.6. Monitorizare
37. In cadrul responsabilitatilor sale de monitorizare a functiei de conformitate, consiliul de administratie al CPC trebuie sa monitorizeze eficienta procedurilor CPC de prevenire si de gestionare a conflictelor de interese. Coordonatorul-sef al functiei de conformitate trebuie sa raporteze consiliului de administratie cazurile semnificative, astfel cum sunt definite de CPC, in timp util si activitatile coordonatorului-sef al functiei de conformitate desfasurate pe parcursul anului.
38. Politica in materie de conflicte de interese trebuie revizuita cel putin de catre coordonatorul-sef al functiei de conformitate si de consiliul de administratie, daca este cazul, in fiecare an sau mai devreme daca sunt necesare modificari semnificative.
39. Departamentul de audit trebuie sa evalueze periodic eficacitatea politicii in materie de conflicte de interese si a organizarii globale a CPC care are legatura cu aceasta.

V.3. Masuri suplimentare pentru CPC care apartin unui grup
V.3.1. La nivelul grupului
40. In contextul unui grup, rolul fiecarei entitati din cadrul consiliului de administratie care genereaza conflicte sau care are potentialul sa genereze conflicte (cum ar fi consiliul de administratie al societatii-mama, consiliul de administratie al CPC, consiliul de administratie al prestatorului de servicii) trebuie sa fie clar definit si delimitat astfel incat sa se evite suprapunerea competentelor. Trebuie prevazute chestiunile rezervate care sunt dedicate unei CPC, in special in ceea ce priveste chestiunile legate de gestionarea riscurilor.
41. Daca este necesar, la nivelul grupului, trebuie adoptata o procedura pentru a solutiona in mod echitabil, independent si eficient conflictele de interese dintre o CPC si alte entitati din grup .

V.3.2. La nivelul consiliului de administratie al CPC si al consiliului de supraveghere
42. Pentru a garanta independenta unei CPC in conformitate cu art. 3 din RSTR CPC, daca este cazul, CPC trebuie sa desemneze membri independenti suplimentari ai consiliului de administratie in raport cu cerintele de reglementare pentru a contrabalansa numarul de reprezentanti ai entitatilor din grup .
43. Pentru a fi calificat drept membru independent al consiliului de administratie, relatia lor relevanta, astfel cum este descris la pct. 18 subpct. (i), nu trebuie sa includa activitati care sa genereze un conflict de interese in ceea ce priveste o CPC sau actionarii sai majoritari, conducerea sa sau membrii sai compensatori.

V.3.3. La nivelul conducerii de nivel superior al CPC sau al consiliului de administratie
44. In cazul in care conducerea de nivel superior (inclusiv directorii executivi) este partajata cu o alta entitate din grup, o CPC trebuie sa isi constituie consiliul de administratie sau consiliul de supraveghere din membri care sa asigure gestionarea independenta a activitatilor CPC.
45. Deciziile semnificative trebuie aprobate de consiliul de administratie. In acest scop, trebuie definita o lista de chestiuni si/sau criterii pentru a identifica importanta semnificativa a deciziei care urmeaza sa fie luata direct de consiliul de administratie.
46. Responsabilitatile personalului de conducere de nivel superior trebuie definite in mod clar, salariile, inclusiv primele acordate personalului de conducere de nivel superior, trebuie sa fie corect echilibrate in raport cu salariile oferite de cealalta societate pentru a evita orice decizii partinitoare. Coordonatorul- sef al functiei de conformitate, consiliul de administratie sau membrii independenti ai consiliului de administratie trebuie sa monitorizeze indeaproape eventualele conflicte de interese.

V.3.4. La nivelul personalului