Ghidul ESMA referitor la gestionarea conflictelor de interese ale contrapartilor centrale, din 12.06.2019

47. In cazul in care, in temeiul unui acord de externalizare, personalul unei CPC indeplineste sarcini pentru mai multe entitati din grup, CPC trebuie sa adopte urmatoarele norme:
(i) responsabilitatile, distribuirea timpului de lucru si liniile ierarhice intre entitati trebuie definite in mod clar. CPC trebuie sa verifice ca timpul de lucru pentru indeplinirea multiplelor functii in cadrul diferitelor entitati din grup nu depaseste o norma intreaga;
(ii) CPC trebuie sa participe la intregul proces de recrutare si trebuie sa aiba putere de decizie efectiva in ceea ce priveste selectia membrilor personalului, evolutia carierei lor sau incetarea relatiilor. CPC trebuie sa aiba o organigrama clara care sa identifice resursele partajate.
48. Remunerarea trebuie stabilita de CPC in conformitate cu art. 8 din RSTR CPC. In special salariul, inclusiv primele, al personalului in cauza trebuie sa fie corect echilibrat in raport cu cel atribuit de cealalta societate pentru a se evita orice decizie sau indeplinire partinitoare a sarcinilor. Nivelul primelor sau al oricarui alt avantaj financiar care recompenseaza performanta personalului in executarea sarcinilor sale trebuie evaluat si, in cele din urma, decis de CPC.

V.3.5. In cazul externalizarii catre o alta entitate din grup
49. In cazul in care prestatorul de servicii face parte din grupul CPC, CPC trebuie sa ia cel putin urmatoarele masuri suplimentare:
(i) externalizarea unor activitati majore catre o entitate din grup trebuie decisa de consiliul de administratie al CPC dupa ce, daca este cazul, s-a solicitat consultanta din partea comitetului de risc;
(ii) consiliul de administratie trebuie sa defineasca cerintele serviciilor externalizate catre alte entitati din grup;
(iii) CPC trebuie sa verifice daca subcontractantul a instituit proceduri adecvate de control pentru a evita conflictele de interese de partea sa, in special in cazul in care subcontractantii presteaza o gama de servicii pentru CPC;
(iv) acordul de externalizare trebuie executat in conditii normale de piata si trebuie sa includa dispozitii cu privire la procedura de escaladare si la gestionarea retragerii;
(v) indicatorii-cheie de performanta trebuie definiti in mod clar si trebuie sa se stabileasca si sa se aplice, daca este necesar, mecanisme de escaladare si de asigurare a respectarii dispozitiilor, precum sanctiunile, in conformitate cu practicile standard de piata . Performantele subcontractantului trebuie raportate consiliului de administratie;
(vi) in cazul in care tehnologia informatiei este externalizata, trebuie definite norme clare de stabilire a prioritatii proiectelor informatice si a cererilor de modificare. Orice cerere de modificare sau proiect necesar pentru ca CPC sa respecte regulamentul sau orice cerere din partea ANC trebuie pusa in aplicare de subcontractant in timp util.

V.4. Procedura de gestionare a conflictelor de interese
V.4.1. Procedura de solutionare
50. In cazul in care un conflict de interese identificat sau posibil apare pe parcursul relatiei de afaceri, acesta trebuie comunicat imediat si direct coordonatorului-sef al functiei de conformitate si oricarei alte persoane sau oricarui alt organism relevant de catre membrul personalului aflat in conflict de interese sau de oricare alt membru al personalului care are cunostinta de respectivul conflict de interese de indata ce este posibil in mod rezonabil.
51. CPC nu trebuie sa solicite prezentarea de dovezi privind conflictele de interese inainte de a initia o actiune . In cazul in care nu este sigur daca o situatie constituie un conflict de interese eventual sau efectiv, coordonatorul-sef al functiei de conformitate trebuie sa fie responsabil pentru clarificarea acestei situatii.
52. Un denuntator nu trebuie blamat in niciun caz daca aduce la cunostinta un conflict de interese efectiv sau eventual, daca este posibil in temeiul legislatiei aplicabile.
53. In cazul in care sunt necesare investigatii, coordonatorul- sef al functiei de conformitate trebuie sa fie abilitat sa le efectueze. Persoana aflata in conflict de interese trebuie audiata pe parcursul procesului. In cazul in care coordonatorul-sef al functiei de conformitate nu este responsabil pentru solutionarea problemei, coordonatorul-sef al functiei de conformitate trebuie sa prezinte factorului de decizie un raport care sa contina o analiza a conflictelor de interese efective sau eventuale si, daca se considera ca acestea sunt stabilite, recomandari pentru solutionarea acestora.
54. CPC trebuie sa defineasca in mod clar cine este responsabil pentru procesul decizional privind existenta unui conflict de interese efectiv sau eventual si privind masurile care trebuie luate, daca acestea sunt diferite. Deciziile trebuie luate de o persoana sau de un organism care dispune de independenta si autoritate suficiente pentru a asigura respectarea deciziilor sale. In acest scop, pot fi definite mai multe persoane sau organisme, in functie de responsabilitatile pe care le au, precum coordonatorul-sef al functiei de conformitate, superiorul ierarhic, directorii executivi, consiliul de administratie, membrii independenti ai consiliului de administratie sau presedintele consiliului de administratie sau al comitetelor. In acest sens, presedintele si/sau membrii independenti ai consiliului de administratie trebuie sa fie responsabili in cazul in care conflictul de interese se refera la un membru al personalului de conducere de nivel superior sau la orice alt membru al consiliului de administratie.
55. CPC trebuie sa puna in aplicare o procedura de escaladare in cazul unui dezacord cu privire la decizia luata. Procedura trebuie sa asigure faptul ca respectivul caz este tratat intr-un termen scurt. In ultima etapa, membrii independenti ai consiliului de administratie pot lua decizia finala.

V.4.2. Masuri de solutionare
56. CPC trebuie sa aiba in vedere cel putin urmatoarele masuri de remediere a conflictelor de interese eventuale sau existente:
(i) monitorizarea conflictului de catre organismul relevant sau de catre un membru al personalului, precum consiliul de administratie sau superiorul ierarhic;
(ii) comunicarea informatiilor in timp util catre partea afectata, precum un membru (membrii) compensator(i) sau un client (clientii), in conformitate cu art. 33 alin. (2) din EMIR;
(iii) excluderea membrului personalului aflat in conflict de interese de la informatiile sensibile;
(iv) restrictionarea participarii la discutii, negocieri, decizii sau voturi care pot face obiectul unui conflict de interese;
(v) scutirea de sarcini si atribuirea acestora catre un alt membru al personalului;
(vi) excluderea temporara sau definitiva a membrului personalului aflat in conflict de interese din consiliul de administratie, comitetul, reuniunea relevanta etc.;
(vii) divulgarea catre ANC.
57. Ar putea fi avuta in vedere incetarea contractului membrului personalului aflat in conflict de interese, daca este posibil, in conformitate cu legea aplicabila.

V.4.3. Procedura de urmarire ulterioara
58. Coordonatorul-sef al functiei de conformitate sau persoana sau organismul definit in conformitate cu pct. 54 trebuie sa verifice periodic situatia conflictului (si anume, conflict de interese eventual/existent) si ca masurile de atenuare sunt puse in aplicare. Persoana respectiva trebuie sa examineze daca masurile sunt in continuare necesare sau trebuie adaptate. Frecventa examinarii trebuie adaptata la particularitatile cazurilor.
59. Coordonatorul-sef al functiei de conformitate sau persoana sau organismul definit in conformitate cu pct. 54 trebuie sa raporteze anual consiliului de administratie conflictele de interese care au aparut si orice masura de atenuare care a fost adoptata.
60. In caz de incalcare a politicii in materie de conflicte de interese, CPC trebuie sa raporteze catre ANC orice incalcare semnificativa, dupa ce incalcarea a fost escaladata si notificata personalului de conducere de nivel superior/consiliului de administratie al CPC si in termen de 48 de ore.

V.4.4. Registrul in materie de conflicte de interese
61. CPC trebuie sa puna in aplicare procese si proceduri pentru a urmari si a inregistra:
(i) interesele care in mod potential sau concret pot intra in conflict cu interesele CPC;
(ii) investitiile in instrumente financiare detinute de personal si orice tranzactie care are legatura cu acesta;
(iii) cadourile primite de personal care depasesc pragul si decizia referitoare la acestea;
(iv) diferitele etape ale procedurii de solutionare;
(v) masurile de solutionare luate de CPC;
(vi) examinarea situatiei conflictelor de interese si monitorizarea punerii in aplicare a masurilor de solutionare;
(vii) activitatile de formare intreprinse de personal.