REGULAMENTUL din 2018 de organizare si functionare a penitenciarelor

(2) Corespondenta intrata sau intocmita in penitenciar se inregistreaza in aplicatia de evidenta a documentelor de catre lucratorii Compartimentului secretariat din plaja de numere rezervata anual pentru toate categoriile de documente (corespondenta obisnuita, petitii, solicitari de personal, decizii director unitate etc.) .
(3) Prin aplicatia de evidenta a documentelor se intelege aplicatia informatica ce gestioneaza datele care evidentiaza intreg traseul documentelor de la intrarea in institutie pana la expediere si care permite operatiuni de cautare/statistici/ rapoarte periodice, operare concomitenta a datelor si inregistrare simultana a documentelor de catre mai multi operatori.
(4) In cazul unor disfunctionalitati (lipsa alimentarii cu energie electrica, probleme tehnice la reteaua intranet, disfunctiuni ale echipamentelor informatice etc.) , inregistrarea documentelor se realizeaza pe suport hartie in registrul de rezerva, urmand ca, dupa remedierea defectiunilor, operatiunile sa fie inregistrate in aplicatia informatica.
(5) La terminarea orelor de program, personalul Compartimentului secretariat preda Compartimentului dispecerat Registrul de evidenta a numerelor de inregistrare in care sunt consemnate numerele alocate pentru inregistrarea documentelor, pe fiecare categorie de document in parte .
(6) Este interzisa inregistrarea documentelor la solicitare telefonica, fara vizualizarea acestora de catre lucratorii Compartimentului secretariat.
(7) Corespondenta care intra pe circuitul de solutionare isi va pastra numarul de inregistrare alocat primului document initiat/primit pana la definitivarea solutionarii si clasarii acesteia.
(8) Documentele cu caracter intern se emit in doua exemplare, unul se pastreaza la structura emitenta, iar celalalt la structura careia i se adreseaza.
(9) Lucrarile de baza, impreuna cu documentatia realizata, se pastreaza la structura care le-a intocmit.
(10) In situatia in care o lucrare, conform rezolutiei conducerii unitatii penitenciare, este de competenta mai multor compartimente, se va elabora un raspuns de catre primul compartiment mentionat in rezolutie, prin consultarea celorlalte compartimente mentionate. Raspunsul este asumat de catre toti sefii compartimentelor implicate.
(11) In cazul in care sefii de compartimente nu ajung la un acord in legatura cu solutionarea lucrarii, fiecare isi va sustine punctul de vedere, cu nota motivata, prezentand intregul material directorului unitatii penitenciare.

Articolul 90
Termenele de pastrare a documentelor sunt cele prevazute in Nomenclatorul dosarelor si termenelor de pastrare a documentelor create in activitatea locului de detinere .

Articolul 91
Documentele utilizate de structurile din penitenciare sunt urmatoarele;
a) note de informare;
b) note de fundamentare;
c) corespondenta cu petitionari sau institutii;
d) rapoarte;
e) referate de necesitate;
f) raspunsuri la petitii si memorii;
g) solicitari ale personalului;
h) note interne;
i) circulare;
j) decizii ale directorului unitatii, ale directorului general, ordine si instructiuni ale ministrului justitiei;
k) alte documente ce se intocmesc conform reglementarilor legale in vigoare.

Articolul 92
Circuitul lucrarilor se realizeaza astfel:
a) corespondenta inregistrata la structura secretariat se repartizeaza celorlalte structuri din cadrul penitenciarului, potrivit competentei si domeniului de activitate sau rezolutiei directorului unitatii, prin aplicatia de evidenta a documentelor;
b) in cazul in care o lucrare nu intra in competenta structurii careia i-a fost repartizata, aceasta o va returna structurii secretariat, in termen de 3 zile calendaristice de la primire, indicand structura pe care o considera competenta, astfel incat lucrarea sa fie redirectionata, totodata operandu-se modificarea respectiva in aplicatia de evidenta a documentelor;
c) daca lucrarea este de competenta mai multor structuri, se va transmite cate un exemplar fiecarei structuri;
d) corespondenta clasificata va fi repartizata responsabilului cu informatiile clasificate din cadrul penitenciarului, potrivit reglementarilor specifice in vigoare pe linia protectiei informatiilor clasificate;
e) corespondenta care circula intre compartimentele din unitate se transmite pe condici proprii de predare-primire corespondenta neclasificata.

Articolul 93
(1) Lucrarile se solutioneaza in termenul prevazut prin rezolutie sau in cuprinsul acestora, iar in cazul in care nu sunt prevazute termene, lucrarea se solutioneaza in termen legal.
(2) Daca pentru solutionarea unei lucrari este necesara colaborarea mai multor structuri, termenul de rezolvare va respecta prevederile legale in vigoare, centralizarea propunerilor fiind realizata de structura evidentiata prima in rezolutia directorului unitatii.
(3) Directorul unitatii poate prelungi termenul de rezolvare a unei lucrari, la cerere si motivat
(4) Clasarea lucrarilor se face in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare.

Articolul 94
Lucrarile de baza, impreuna cu documentatia rezultata, se pastreaza la structura care le-a intocmit.

Articolul 95
Expedierea lucrarilor se realizeaza prin structura secretariat.
TITLUL VIII: Dispozitii finale

Articolul 96