INTEGRAL: Normele metodologice privind infiintarea, organizarea si functionarea Oficiului National pentru Achizitii Centralizate (ONAC)

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

Articolul1
Prezentele norme metodologice sunt emise in aplicarea prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 46/2018 privind infiintarea, organizarea si functionarea Oficiului National pentru Achizitii Centralizate ca unitate de achizitii centralizate, denumita in continuare ordonanta de urgenta.

Articolul 2
In calitate de unitate de achizitii centralizate, Oficiul National pentru Achizitii Centralizate, denumit in continuare ONAC, planifica, organizeaza, finalizeaza proceduri de atribuire centralizate in numele si pentru utilizatorii definiti la art. 2 alin. (1) lit. f) -h) din ordonanta de urgenta si monitorizeaza acordurile- cadru centralizate.

CAPITOLUL II
Lista produselor si serviciilor achizitionate in sistem centralizat

Articolul 3
ONAC achizitioneaza in sistem centralizat urmatoarele produse si servicii:
a) combustibili pentru parcul auto;
b) hartie A4 si A3;
c) mobilier pentru birou;
d) hardware;
e) produse de papetarie si birotica;
f) autovehicule;
g) corpuri de iluminat pentru interior;
h) produse de curatenie;
i) servicii de telefonie mobila;
j) servicii de curatenie pentru sedii;
k) alte produse si servicii standardizabile si cu volum mare, in functie de prioritati, stabilite prin memorandum, aprobat de Guvern.

CAPITOLUL III
Situatiile si conditiile in care ONAC deruleaza proceduri de atribuire centralizate

Articolul 4

In vederea derularii unei proceduri de atribuire centralizate, ONAC parcurge urmatoarele etape:
a) de planificare/pregatire;
b) de organizare a procedurii si atribuirea acordului-cadru centralizat/contractului;
c) post-atribuire acord-cadru centralizat/contract, respectiv executarea si monitorizarea implementarii acordului-cadru centralizat/contractului.

Articolul 5
ONAC poate realiza studii de piata sau, dupa caz, poate derula procese de consultare a pietelor de profil in urma carora sa obtina informatii pentru:
a) optimizarea concurentei;
b) definitivarea instrumentelor specifice de achizitie;
c) definitivarea criteriilor de calificare si selectie;
d) identificarea posibililor factori de evaluare a ofertelor;
e) definitivarea specificatiilor tehnice standardizate;
f) identificarea, centralizarea si/sau stabilirea valorii estimate;
g) stabilirea criteriului de atribuire;
h) alte elemente necesare procesului de achizitie.

CAPITOLUL IV
Drepturile, obligatiile si responsabilitatile ONAC si ale utilizatorilor in cadrul procesului de achizitie publica
SECTIUNEA 1
Inregistrarea in Registrul utilizatorilor

Articolul 6
(1) Utilizatorii principali au obligatia sa se inregistreze in Registrul utilizatorilor, in forma si structura puse la dispozitie pe pagina de internet a ONAC, respectiv: www.onac.gov.ro
(2) Utilizatorii secundari au dreptul sa se inregistreze in Registrul utilizatorilor, in forma si structura puse la dispozitie pe pagina de internet a ONAC, respectiv: www.onac.gov.ro

SECTIUNEA a 2-a
Etapa de planificare/pregatire


Articolul 7
(1) In etapa de pregatire a unei proceduri de atribuire centralizate, ONAC transmite o notificare utilizatorilor pentru colectarea necesitatilor acestora in raport cu planificarea intocmita de acesta.
(2) Utilizatorii principali sunt obligati, iar utilizatorii secundari au dreptul, sa transmita, in forma si structura stabilite de catre ONAC, datele si informatiile privind necesitatile de produse si/sau servicii conform planificarii ONAC.
(3) Utilizatorii care transmit informatiile privind necesitatile dupa expirarea termenului prevazut la art. 8 alin. (1) din ordonanta de urgenta incomplet sau in alta forma si structura decat cele stabilite de catre ONAC nu vor fi parte din acordul- cadru centralizat/sistemul dinamic de achizitii.
(4) Completarile si/sau modificarile transmise dupa expirarea termenului prevazut la art. 8 alin. (1) din ordonanta de urgenta nu vor fi luate in considerare de ONAC.
(5) Responsabilitatea cu privire la corectitudinea datelor si informatiilor transmise de utilizatori catre ONAC revine acestora.
(6) ONAC centralizeaza necesitatile, analizeaza si decide produsul/serviciul care va face obiectul procedurii de atribuire centralizate.
(7) Dupa finalizarea activitatilor prevazute la alin. (6), ONAC informeaza utilizatorii cu privire la produsul/serviciul care va fi achizitionat in sistem centralizat.

Articolul 8
(1) Utilizatorii nu au dreptul sa organizeze alte proceduri de atribuire pentru produsul/serviciul care face obiectul procedurii de atribuire centralizate de la momentul informarii prevazute la art. 7 alin. (7).
(2) Utilizatorii finalizeaza procedurile de atribuire aflate in derulare la data transmiterii informarii prevazute la art. 7 alin. (7).
(3) Contractele si acordurile-cadru incheiate de utilizatori anterior informarii prevazute la art. 7 alin. (7) care au ca obiect produsul/serviciul achizitionat in sistem centralizat si care se afla in derulare se executa pana la incetarea obligatiilor ce decurg din acestea.

Articolul 9
ONAC are urmatoarele drepturi:
a) sa solicite utilizatorilor nominalizarea unor persoane pentru participarea la grupurile de lucru constituite conform prevederilor art. 23;
b) sa realizeze studii de piata si sa organizeze ori de cate ori este necesar consultarea pietei pentru produsele si serviciile achizitionate in sistem centralizat;
c) sa transmita utilizatorilor specificatiile tehnice standardizate in vederea formularii de catre acestia a unor eventuale observatii/propuneri;
d) sa solicite de la utilizatori orice alte informatii in legatura cu planificarea/pregatirea procedurilor de atribuire centralizate si implementarea contractelor subsecvente/contractelor administrate intr-un sistem dinamic de achizitii.

Articolul 10
Utilizatorii au urmatoarele obligatii si responsabilitati:
a) sa transmita in termenul solicitat catre ONAC informatiile privind necesitatile de produse si servicii, conform prevederilor art. 7;
b) sa participe la solicitarea ONAC la procesul de consultare a pietei;
c) sa participe la solicitarea ONAC la intalnirile grupurilor de lucru constituite de catre ONAC conform prevederilor art. 23;
d) sa transmita in termenul solicitat catre ONAC orice alte informatii solicitate de catre acesta in legatura cu planificarea/pregatirea procedurilor de atribuire centralizate.

Articolul 11
ONAC are urmatoarele obligatii si responsabilitati:
a) sa colecteze, sa analizeze si sa centralizeze necesitatile transmise de catre utilizatori;
b) sa decida asupra produsului/serviciului care va face obiectul procedurii de achizitie centralizate;
c) sa standardizeze specificatiile tehnice pentru produsele si serviciile pentru care organizeaza proceduri de atribuire centralizate;
d) sa elaboreze documentatia de atribuire pentru organizarea procedurilor de atribuire centralizate.

Articolul 12
(1) Utilizatorii pot formula eventuale observatii/propuneri privind specificatiile tehnice standardizate in termen de maximum 5 zile de la informarea prevazuta la art. 7 alin. (7).
(2) In cazul transmiterii de catre utilizatori a unor eventuale observatii/propuneri asupra specificatiilor tehnice standardizate, ONAC analizeaza si decide asupra preluarii acestora.
(3) ONAC informeaza utilizatorii asupra variantei finale a specificatiilor tehnice standardizate, dupa caz.

SECTIUNEA a 3-a
Etapa de organizare a procedurii si atribuirea acordului-cadru centralizat/contractului

Articolul 13
Utilizatorii au urmatoarele obligatii:
a) sa transmita in termenul stabilit de catre ONAC eventualele informatii solicitate ca fiind necesare pentru definitivarea raspunsurilor la solicitarile de clarificari formulate de operatorii economici;
b) sa nominalizeze la solicitarea ONAC persoane care sa faca parte din comisia de evaluare.

Articolul 14

ONAC are urmatoarele drepturi:
a) sa solicite utilizatorilor desemnarea unor persoane care sa faca parte din comisia de evaluare;
b) sa achizitioneze servicii externe de expertiza tehnica, juridica, financiara si/sau privind aspecte contractuale specifice in vederea desfasurarii corespunzatoare a activitatii, inclusiv in raport cu activitatea comisiei de evaluare si pentru solutionarea eventualelor contestatii/plangeri;
c) sa solicite de la utilizatori orice alte informatii in legatura cu organizarea si derularea procedurilor de atribuire centralizate.

Articolul 15
ONAC are obligatia de a organiza proceduri de atribuire centralizate, de a incheia acorduri-cadru centralizate si de a utiliza sisteme dinamice de achizitii in numele si pentru utilizatori potrivit Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, Hotararii Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, si a Legii nr. 101/2016 privind remediile si caile de atac in materie de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii, precum si pentru organizarea si functionarea Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor, cu modificarile si completarile ulterioare.

SECTIUNEA a 4-a
Etapa post-atribuire acord-cadru centralizat/contract, respectiv executarea si monitorizarea implementarii acordului-cadru centralizat/contractului

Articolul 16
Utilizatorii au urmatoarele drepturi:
a) sa intre in posesia acordului-cadru incheiat si a documentatiei aferente in vederea incheierii contractelor subsecvente;
b) sa intre in posesia documentatiei care a stat la baza administrarii sistemului dinamic si a informatiilor privind ofertantul/ofertantii declarat/declarati castigator(i) in vederea incheierii contractului/contractelor de achizitie publica.

Articolul 17
Utilizatorii au urmatoarele obligatii:
a) sa respecte modelul de contract subsecvent prevazut in documentatia de atribuire sau modelul de contract de achizitie publica administrat intr-un sistem dinamic de achizitie, dupa caz;
b) sa incheie contracte subsecvente in baza acordurilor- cadru centralizate sau contracte de achizitie publica in cazul utilizarii de catre ONAC a unui sistem dinamic de achizitii, pentru produsele si serviciile achizitionate in sistem centralizat;
c) sa transmita in format electronic catre ONAC contractele subsecvente incheiate in baza acordurilor-cadru centralizate incheiate de catre acesta;
d) sa implementeze contractele subsecvente incheiate in baza acordurilor-cadru centralizate atribuite de ONAC si/sau a contractelor de achizitii publice in urma utilizarii unui sistem dinamic de achizitii administrat de ONAC;
e) sa efectueze plati in legatura cu produsul/serviciul care face obiectul contractelor subsecvente incheiate in baza acordurilor-cadru centralizate de ONAC si/sau a contractelor de achizitii publice in urma utilizarii unui sistem dinamic de achizitii;
f) sa instiinteze ONAC asupra oricaror nereguli, dificultati tehnice sau contractuale intampinate in executia contractelor subsecvente/contractelor de achizitii publice administrate intr-un sistem dinamic de achizitii;
g) sa transmita in format electronic catre ONAC documentul constatator emis conform prevederilor art. 166 alin. (5) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 395/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, in termen de maximum 40 de zile de la data emiterii documentului constatator;
h) sa transmita in format electronic catre ONAC informatii actualizate privind documentul constatator emis de utilizator pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale de catre contractant/contractant asociat si, daca este cazul, pentru eventualele prejudicii, document contestat potrivit Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, in termen de 3 zile de la momentul luarii la cunostinta ca situatia de fapt care a stat la baza emiterii documentului respectiv trebuie modificata din cauze obiective.

Articolul 18
ONAC are urmatoarele drepturi:
a) sa achizitioneze, in situatii temeinic justificate, servicii juridice de consultanta, in conditiile legii, cu respectarea prevederilor art. I alin. (2) lit. a) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 26/2012 privind unele masuri de reducere a cheltuielilor publice si intarirea disciplinei financiare si de modificare si completare a unor acte normative, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 16/2013, cu modificarile ulterioare;
b) sa solicite de la utilizatori orice alte informatii in legatura cu implementarea contractelor subsecvente/contractelor administrate intr-un sistem dinamic de achizitii.

Articolul 19
ONAC are urmatoarele obligatii si responsabilitati:
a) sa puna la dispozitia utilizatorilor prin aplicatii electronice acordul-cadru centralizat incheiat si alte documente necesare in vederea incheierii contractelor subsecvente;
b) sa puna la dispozitia utilizatorilor prin aplicatii electronice documentatia care a stat la baza administrarii sistemului dinamic de achizitii si informatii privind ofertantul/ofertantii declarat/declarati castigator(i) in vederea semnarii contractului/contractelor de achizitie publica.

Articolul 20
(1) In vederea indeplinirii atributiei de monitorizare, conform prevederilor art. 5 alin. (1) lit. e) din ordonanta de urgenta, utilizatorii si operatorii economici au obligatia, ca pe baza datelor disponibile, sa puna la dispozitia ONAC, in format electronic, toate informatiile solicitate.
(2) Monitorizarea acordurilor-cadru centralizate se realizeaza prin raportare periodica si/sau la solicitarea ONAC, in raport cu derularea contractelor subsecvente.
(3) In vederea optimizarii activitatii, ONAC elaboreaza informari si rapoarte specifice achizitiilor centralizate de produse si servicii.
CAPITOLUL V
Masuri pentru operationalizarea si desfasurarea corespunzatoare a activitatii ONAC

Articolul 21
ONAC infiinteaza, mentine, dezvolta si actualizeaza o pagina de internet proprie, prin intermediul careia sa asigure informarea utilizatorilor si a publicului, dupa caz, intr-o maniera accesibila cu privire la:
a) date despre ONAC;
b) informatii de interes public;
c) datele de contact ale ONAC;
d) Registrul utilizatorilor;
e) orice alte informatii utile informarii publicului, care au legatura cu activitatea ONAC.

Articolul 22
(1) ONAC dezvolta, gestioneaza si actualizeaza aplicatii electronice si baze de date pentru asigurarea monitorizarii/gestionarii relatiilor cu utilizatorii si operatorii economici, precum si pentru realizarea atributiilor specifice.
(2) In vederea indeplinirii atributiilor si a operationalizarii activitatii, ONAC utilizeaza si platforma SEAP.

Articolul 23
(1) ONAC poate constitui grupuri de lucru cu participarea utilizatorilor care au un aport semnificativ in volumul necesitatilor produselor/serviciilor achizitionate centralizat.
(2) Grupurile de lucru asigura informarea constanta si reciproca intre ONAC si utilizatori, precum si actualizarea informatiilor privind activitatile acestora si se intrunesc ori de cate ori este nevoie, dupa caz, la convocarea presedintelui ONAC.

Articolul 24
ONAC poate elabora instructiuni/metodologii de lucru in vederea realizarii obiectului sau de activitate.

CAPITOLUL VI
Alte dispozitii privind desfasurarea activitatii ONAC

Articolul 25
(1) Organizarea procedurilor de atribuire centralizate revine ONAC in calitate de autoritate contractanta.
(2) In vederea desfasurarii in mod corespunzator a procedurilor de atribuire centralizate, ONAC are dreptul de a solicita, atunci cand este necesar, date si informatii de la utilizatori, iar acestia au obligatia sa raspunda solicitarilor in termenul prevazut la art. 7 alin. (2) din ordonanta de urgenta.
(3) In urma finalizarii procedurilor de atribuire centralizate, ONAC incheie acordurile-cadru centralizate in numele utilizatorilor si pentru acestia.
(4) Modificarea acordurilor-cadru centralizate se realizeaza de catre ONAC, in conditiile legii, in numele utilizatorilor si pentru acestia.
(5) In cazul in care acordul-cadru centralizat este incheiat cu mai multi operatori economici, reluarea competitiei intre operatorii economici semnatari ai acordului-cadru se realizeaza de catre ONAC.
(6) Incheierea contractelor subsecvente in temeiul acordurilor-cadru centralizate se realizeaza de catre utilizatori.
(7) In conditiile utilizarii sistemului dinamic de achizitii, contractele de achizitie publica se incheie de catre utilizatori.

Articolul 26
In vederea realizarii de activitati de achizitie auxiliare, exclusiv in legatura cu activitatile realizate de utilizatori avand ca obiect produsele si serviciile achizitionate in sistem centralizat, ONAC va avea un rol activ in relatia cu acestia si va asigura infrastructura tehnica care sa permita utilizatorilor:
a) inscrierea in Registrul utilizatorilor;
b) indeplinirea obligatiilor stabilite in etapele de planificare/pregatire, organizare si post-atribuire a acordului- cadru/administrarea unui sistem dinamic de achizitie;
c) transmiterea informatiilor necesare monitorizarii acordurilor-cadru centralizate.

Articolul 27
(1) Utilizatorii pot propune ONAC actualizarea categoriilor de produse si servicii achizitionate centralizat prevazute la art. 3.
(2) Pentru imbunatatirea si eficientizarea sistemului de achizitii publice centralizate, ONAC analizeaza propunerile utilizatorilor luand in considerare in principal volumul de achizitii preconizat, posibilitatea de standardizare si complexitatea specificatiilor tehnice si in functie de rezultatul analizei initiaza propunerea de actualizare a categoriilor de produse si servicii, dupa caz.

Articolul 28
ONAC poate achizitiona servicii de inchiriere sediu, respectiv bunuri imobiliare, in conditiile legii, pentru desfasurarea activitatii sale.