Regulamentul nr. 2/2019 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului

e) frecventa actualizarii periodice, pe baza de risc, a informatiilor si a documentatiei despre clienti, precum si situatiile in care se impune actualizarea, suplimentar fata de cea periodica;
f) continutul masurilor de cunoastere a clientelei pentru fiecare clasa de risc aferenta clientilor, produselor si serviciilor supuse acestor masuri, cu identificarea explicita a documentelor si informatiilor utilizate;
g) procedurile de monitorizare permanenta a operatiunilor derulate de clienti, indiferent de clasa de risc in care acestea sunt incadrate, in scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si tranzactiilor suspecte, si criteriile pentru prioritizarea investigarii alertelor generate de aplicatia informatica si stabilirea termenelor maxime pentru solutionarea acestora;
h) criteriile, aspectele si scenariile in functie de care se urmareste identificarea tranzactiilor legate intre ele, precum si intervalele de timp pentru urmarirea diferitelor categorii de tranzactii din perspectiva incadrarii tranzactiilor pentru acest scop;
i) modalitatile de abordare a tranzactiilor si a clientilor catre si/sau din statele terte, la care se face referire la art. 17 alin. (1) lit. d), alin. (4) si art. 24 alin. (8) din Legea nr. 129/2019, sau identificate de institutie ca avand risc ridicat;
j) procedurile de gestionare a situatiilor in care apar incidente in procesul de cunoastere a clientelei, inclusiv procedura aplicabila in situatia in care este necesara amanarea realizarii operatiunii sau refuzul executarii unei operatiuni solicitate, precum si procedura de gestionare a situatiilor de solicitari repetate de informatii in contextul unei relatii de corespondent;
k) regulile de incetare a relatiei de afaceri, prin care sa se stabileasca cel putin situatiile in care este obligatorie incetarea relatiei, nivelul ierarhic de aprobare a deciziei, masurile suplimentare prevazute la art. 18 alin. (2) si elementele minime pe care trebuie sa le contina comunicarea catre clientul in cauza;
l) modalitatile de intocmire si pastrare a evidentelor, precum si stabilirea accesului la acestea;
m) obligatiile si procedurile de raportare interna si catre autoritatile competente, inclusiv canalele, documentele aferente si termenele;
n) proceduri specifice aplicabile pentru scopul asigurarii implementarii normelor in cazul activitatilor externalizate;
o) nivelul ierarhic, sarcinile si responsabilitatile ofiterului de conformitate;
p) termenele de realizare a sarcinilor prevazute in norma de cunoastere a clientelei.
(3) In aplicarea art. 24 alin. (1) si (3) din Legea nr. 129/2019, institutiile aproba normele interne de cunoastere a clientelei la nivelul organului de conducere .
(4) Institutiile se asigura ca normele interne de cunoastere a clientelei sunt formulate intr-un limbaj care sa permita intelegerea sarcinilor, sunt structurate astfel incat sa faciliteze consultarea lor, sunt centralizate in cadrul unui sigur document, sunt puse la dispozitie si sunt cunoscute de toate persoanele cu responsabilitati in aplicarea masurilor pe care le contin.

Articolul 6
(1) In aplicarea dispozitiilor art. 24 alin. (2) si (3) din Legea nr. 129/2019, institutiile se asigura ca normele de cunoastere a clientelei sunt implementate efectiv si aplicate corespunzator, inclusiv la nivel de grup .
(2) In aplicarea alin. (1), institutiile adopta, in temeiul unei abordari pe baza de risc, proceduri si masuri de verificare a modului de implementare si de evaluare a eficientei normelor, inclusiv prin intermediul auditului independent prevazut la art. 26 alin. (1).
(3) Institutiile se asigura ca rezultatele verificarilor realizate potrivit alin. (2), inclusiv, dupa caz, deficientele identificate, recomandarile pentru diminuarea acestora si termenele in care ar trebui implementate, sunt comunicate si analizate la nivelul organului de conducere .

Articolul 7
(1) Institutiile evalueaza si revizuiesc normele interne de cunoastere a clientelei ori de cate ori este necesar si cel putin anual, potrivit dispozitiilor art. 5 alin. (1), inclusiv in scopul corectarii deficientelor identificate in urma verificarilor interne si a actiunilor de supraveghere desfasurate de Banca Nationala a Romaniei.
(2) In cazul in care din evaluarea anuala a normei interne de cunoastere a clientele rezulta ca nu este necesara revizuirea acesteia, intrucat nu au fost identificate deficiente si nu au aparut modificari la nivelul institutiei sau riscurilor la care este expusa, institutia trebuie sa documenteze analiza care a condus la aceasta concluzie.

CAPITOLUL III
Cerinte privind masurile de cunoastere a clientelei

Articolul 8
(1) In aplicarea art. 11 alin. (1) si (3) si art. 15 alin. (1) lit. a) si c) din Legea nr. 129/2019, la stabilirea unei relatii de afaceri, institutiile trebuie sa obtina, pentru a determina profilul de risc al clientului persoana fizica, informatii privind cel putin urmatoarele:
a) numele, prenumele si pseudonimul, daca este cazul;
b) data si locul nasterii;
c) codul numeric personal sau, daca este cazul, un alt element unic de identificare similar;
d) adresa la care locuieste si identificarea regimului juridic al acesteia, respectiv daca este domiciliu, resedinta ori alt atribut de identificare de acelasi tip;
e) cetatenia;
f) ocupatia si, dupa caz, numele angajatorului ori natura activitatii proprii;
g) numarul de telefon, fax, adresa de posta electronica, daca exista;
h) scopul si natura relatiei de afaceri cu institutia;
i) sursa fondurilor ce urmeaza sa fie utilizate in derularea relatiei de afaceri;
j) incadrarea in categoria persoanelor expuse public sau detinerea calitatii de membru al familiei unei persoane expuse public ori de persoana cunoscuta ca asociat apropiat al unei persoane expuse public;
k) informatiile prevazute la alin. (3) referitoare la beneficiarul real, daca este diferit de client.
(2) La efectuarea tranzactiilor ocazionale prevazute la art. 13 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 129/2019, institutiile obtin informatiile prevazute la alin. (1) lit. a) -e), j) si cele de la lit. k).
(3) Informatiile minime referitoare la beneficiarul real includ:
a) natura relatiei care a generat calificarea in aceasta calitate;
b) numele si prenumele;
c) data si locul nasterii;
d) codul numeric personal sau, daca este cazul, un alt element unic de identificare similar;
e) tara in care locuieste;
f) cetatenia;
g) natura activitatii pe care o desfasoara;
h) incadrarea in categoria persoanelor expuse public sau detinerea calitatii de membru al familiei unei persoane expuse public ori de persoana cunoscuta ca asociat apropiat al unei persoane expuse public.

Articolul 9
(1) In aplicarea art. 11 alin. (4) din Legea nr. 129/2019, in situatia in care un client persoana fizica este reprezentat in relatia cu institutia de o alta persoana, care actioneaza ca reprezentant legal, imputernicit, curator, tutore sau in orice alta calitate, institutia trebuie sa obtina si sa verifice si informatiile si documentele corespunzatoare cu privire la identitatea reprezentantului, natura si limitele reprezentarii.
(2) In scopul identificarii persoanei care reprezinta clientul, institutiile obtin cel putin urmatoarele informatii:
a) numele si prenumele;