Ordinul CSM nr. 24/2012 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Inspectiei Judiciare

(2) Dupa efectuarea operatiilor de inregistrae a corespondentei, actele se predau, sub semnatura, persoanelor vizate.

Art. 54
(1) Experiderea corespondentei se efectueaza de Biroul arhiva si expediii.
(2) In corespondenta expediata se mentioneaza denumirea institutiei, numarul de inregistrare, precum si numerele de inregistrare ale lucrarilor conexate.

Art. 55
(1) Comunicarea corespondentei si a actelor intocmite de Inspectia Judiciara se realizeaza prin scrisori recomandate, care se predau serviciului postal, pe baza de borderou .
(2) In situatia in care destinatarul are sediul, domiciliul sau resedinta in Bucuresti, comunicarea corespondentei se paote efectua si de catre persoana desemnata de inspectorul-sef.
(3) In cazul in care petentul solicita sau sesizarea este adresata prin intermediul postei electronice, comunicarea raspunsului se efectueaza la adresa de e-mail indicata.

Art. 56
(1) Lucrarile solutionate de inspectorul judiciar se predau la registratura fiecarei directii de inspectie pentru efectuarea mentiunilor corespunzatoare in registrele speciale.
(2) Sistematizarea inscrisurilor din dosar se efectueaza de inspectorul judiciar care a solutionat lucrarea, iar numerotarea filelor si coaserea acestora in dosar se realizeaza de Biroul arhiva si expeditii.

Art. 57
Inainte de a fi predate pentru arhivare, dosarele se sigileaza si se mentioneaza, pe coperta interioara, numarul filelor continute.

Sectiunea 2 - Arhivarea dosarelor


Art. 58
(1) La primirea fiecarui dosar de catre Biroul arhiva si expeditii, se verifica respectarea modului de constituire a acestuia si concordanta intre continut si datele mentionate, conform art. 57.
(2) Pe coperta dosarului se mentioneaza termenul de pastrare si numarul de file.

Art. 59
(1) Evidenta dosarelor si a inventarelor depuse la Biroul arhiva se realizeaza prin intocmirea si completarea registrului general de evidenta a documentelor arhivate.
(2) Conform dispozitiilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cadrul Biroului arhiva si expeditii este intocmit si pastrat Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice.

Art. 60
(1) Documentele se pastreaza in arhiva pe ani, pe termene de pastrare si in ordine crescatoare a numerelor de inregistrare a dosarelor.
(2) Documentele cu termen de pastrare permanent se arhiveaza separat de cele cu termene de pastrare temporare.

Art. 61
(1) Consultarea dosarelor, scoaterea din arhiva a acestora si eliberarea de copii ale inscrisurilor din dosare se realizeaza cu aprobarea inspectorului-sef sau a sefilor de directie.
(2) Accesul la dosarele si evidentele Inspectiei Judiciare, cu respectarea principiului confidentialitatii, este permis in conditiile dispozitiilor Legii nr. 544/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 62
Selectionarea documentelor din arhiva al caror termen a expirat si predarea acestora Arhivelor Nationale se realizeaza in conditiile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.

Sectiunea 3 - Evidenta activitatii Inspectiei Judiciare


Art. 63
Pentru evidenta activitatii Inspectiei Judiciare, Serviciul registratura, secretariat si arhiva intocmeste si pastreaza urmatoarele registre:

1. Registrul general de evidenta a lucrarilor Inspectiei Judiciare
In registrul general de evidenta a lucrarilor se trec, in ordinea intrarii, toae lucrarile de competenta Inspectiei Judiciare privind numar de inregistrare la care se adauga indicativul "IJ", cu exceptia corespondentei administrative. In acelasi registru si sub acelasi numar sunt inregistrate cererile depuse ulterior (revenirile) in legatura cu o lucrare.
Acest registru cuprinde urmatoarele mentiuni: numarul curent, care corespunde numarului de inregistrare a lucrarii la Inspectia Judiciara; data inregistrarii; numele petentului sau al institutiei care face sesizarea si numarul de adresa; descrierea, pe scurt, a continutului lucrarii; directia la care a fost repartizata lucrarea "DIJ/DIP); mentiuni privind revedniri sau corespondenta in legatura cu dosarul - data inregistrarii si numarul adresei.