REGULAMENTUL din 2018 de organizare si functionare a penitenciarelor

(5) Structura secretariat redacteaza decizia zilnica pe unitate, in format electronic, in baza proiectelor transmise de structurile penitenciarului si in conformitate cu prevederile in vigoare.
(6) Decizia de zi pe unitate constituie actul intern emis de conducatorul unitatii, in fiecare zi lucratoare, pentru ziua urmatoare, in vederea organizarii activitatii si infaptuirii obiectivelor institutiei, prin masuri de asigurare cu personal, in scopul indeplinirii eficiente a unor atributii, conform competentelor si limitelor de reglementare stabilite prin actele normative aplicabile.
(7) Decizia de zi pe unitate se realizeaza pe suport electronic, prin intermediul unei aplicatii informatice care include si Registrul de evidenta nominala a raspandirii personalului.

Articolul 22
Structura secretariat are urmatoarele atributii generale:
a) asigura circuitul documentelor stabilit prin proceduri/instructiuni specifice de lucru aprobate prin decizie a directorului general al Administratiei Nationale a Penitenciarelor, prin organizarea eficienta a primirii, inregistrarii, repartizarii spre solutionare si expedierii acestora;
b) asigura gestionarea petitiilor adresate locului de detinere, sens in care:
1.primeste, inregistreaza, monitorizeaza activitatea de rezolvare a petitiilor, pe baza repartizarii acestora spre solutionare structurilor din unitate, in functie de obiectul acestora sau rezolutia conducerii locului de detinere, si expediaza raspunsurile catre petitionari, in conformitate cu legislatia in vigoare;
2.solutioneaza petitiile, adresate conducerii locului de detinere, care intra in competenta sa;
3.asigura activitatea de relatii cu publicul la nivelul locului de detinere;
c) asigura arhivarea si pastrarea documentelor in arhiva neoperativa a locului de detinere, sens in care:
1.face propuneri pentru modificarea Nomenclatorului dosarelor si termenelor de pastrare a documentelor create in activitatea unitatilor subordonate Administratiei Nationale a Penitenciarelor, in colaborare cu celelalte structuri din cadrul locului de detinere;
2.primeste si verifica dosarele pregatite pentru arhivare cu documentele neoperative create de toate structurile din unitate, in conformitate cu Instructiunile de prelucrare arhivistica a documentelor create in activitatea Administratiei Nationale a Penitenciarelor si a unitatilor subordonate si cu Nomenclatorul dosarelor si termenelor de pastrare a documentelor create in activitatea locului de detinere si cu alte prevederi legale;
3.pregateste pentru arhivare dosarele cu documentele specifice activitatii directorului locului de detinere, precum si pe cele create in structura secretariat, in conformitate cu Instructiunile de prelucrare arhivistica a documentelor create in activitatea Administratiei Nationale a Penitenciarelor si a unitatilor subordonate si cu Nomenclatorul dosarelor si termenelor de pastrare a documentelor create in activitatea locului de detinere;
4.conlucreaza cu toate structurile din cadrul locului de detinere, in vederea asigurarii conditiilor optime de predare, pastrare, selectionare si transfer al dosarelor de arhiva;
d) desfasoara alte activitati, dupa cum urmeaza:
1.tine si pastreaza evidenta ordinelor, instructiunilor, deciziilor si dispozitiilor emise de conducerea Ministerului Justitiei si a Administratiei Nationale a Penitenciarelor, separat pe cele doua categorii de emitenti, in ordinea primirii lor, in registrul de evidenta a documentelor si in fisa de evidenta, in stricta concordanta cu dispozitiile in vigoare, si ia masuri de distribuire a documentelor care reglementeaza activitatea sistemului penitenciar catre structurile locului de detinere;
2.respecta dispozitiile privind confectionarea, modul de folosire, evidenta, pastrarea si verificarea existentei sigiliilor, precum si inventarierea acestora;
3.tine evidenta personalului din Compartimentul secretariat aflat in concedii, invoiri sau misiuni si intocmeste documentatia subsecventa;
4.organizeaza si participa la sedintele consiliului de conducere al locului de detinere si intocmeste documentele aferente;
5.organizeaza si participa la audientele acordate de catre directorul locului de detinere sau de catre persoana desemnata de acesta, notand in registrul de audienta problemele semnalate de petenti, si tine evidenta termenelor de solutionare a audientelor;
6.intocmeste note interne, note de informare, note de colaborare, sinteze, rapoarte tematice si alte materiale din oficiu sau in baza rezolutiei directorului locului de detinere .

Articolul 23
In cadrul structurii secretariat se constituite evidente potrivit specificului activitatii desfasurate, necesitatilor si conform prevederilor legale in vigoare.
CAPITOLUL IV: Compartimentul Informatii clasificate

Articolul 24
Structura informatii clasificate are urmatoarele atributii generale:
1.a) elaboreaza si reevalueaza normele interne si procedurile de aplicare a masurilor privind protectia informatiilor clasificate, in toate componentele acesteia, si controleaza, respectiv monitorizeaza modul de respectare a acestora;
2.b) prezinta conducatorului unitatii propuneri privind stabilirea si reevaluarea obiectivelor, sectoarelor si locurilor care prezinta importanta pentru protectia informatiilor clasificate secrete de stat gestionate de unitate si le comunica institutiilor abilitate, potrivit legii;
3.c) intocmeste si actualizeaza Programul de prevenire a scurgerii informatiilor clasificate, il transmite spre avizare autoritatii desemnate de securitate, actionand pentru aplicarea acestuia dupa intrarea in vigoare;
4.d) coordoneaza activitatea de protectie a informatiilor clasificate, in toate componentele acesteia;
5.e) asigura gestionarea informatiilor clasificate secrete de stat si secrete de serviciu cu privire la evidenta, intocmirea, pastrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea si distrugerea acestora in conditii de siguranta, conform prevederilor legale in vigoare;
6.f) propune directorului penitenciarului lista functiilor din unitate care necesita acces la informatii clasificate si o comunica institutiilor abilitate, potrivit competentelor;
7.g) propune directorului penitenciarului efectuarea de verificari de catre institutiile abilitate pentru avizarea eliberarii certificatului de securitate si autorizatiei de acces la informatii clasificate pentru angajatii care in indeplinirea atributiilor de serviciu necesita acces la informatii clasificate;
8.h) prezinta spre aprobare directorului penitenciarului listele cu personalul verificat si avizat pentru lucrul cu informatiile secrete de stat, comunicandu-le institutiilor abilitate sa coordoneze activitatea si controlul masurilor privitoare la protectia informatiilor clasificate, potrivit legii;
9.i) asigura pastrarea, organizeaza si actualizeaza permanent evidenta certificatelor de securitate si a autorizatiilor de acces pentru personalul autorizat a accesa informatii clasificate secrete de stat;
10.j) pune in aplicare prevederile legale si procedurile specifice autorizarii accesului personalului la informatii secrete de stat din cadrul penitenciarului;
11.k) pune in aplicare prevederile legale si procedurile specifice autorizarii accesului personalului penitenciarului la informatii secrete de serviciu;
12.l) formuleaza propuneri in vederea intocmirii sau actualizarii listei informatiilor clasificate secrete de stat, elaborate sau pastrate de penitenciar, pe clase si niveluri de secretizare, si o supune aprobarii, potrivit legii;
13.m) intocmeste si actualizeaza lista informatiilor clasificate secrete de serviciu, elaborate de penitenciar;
14.n) formuleaza propuneri in vederea reevaluarii ghidului pe baza Caruia se va realiza incadrarea corecta si uniforma in nivelurile de secretizare a informatiilor secrete de stat si il prezinta spre aprobare imputernicitilor si functionarilor superiori abilitati prin lege sa atribuie nivelurile de secretizare;
15.o) organizeaza activitati de pregatire specifica a personalului care are acces la informatii clasificate secret de stat si secret de serviciu;
16.p) efectueaza, cu aprobarea directorului penitenciarului, controale privind modul de aplicare a masurilor legale de protectie a informatiilor clasificate in sediul institutiei;
17.q) coordoneaza si monitorizeaza activitatile specifice de inventariere anuala a documentelor clasificate secrete de stat si secrete de serviciu, detinute de penitenciar;
18.r) formuleaza propuneri in vederea elaborarii Nomenclatorului dosarelor ce se creeaza in cadrul structurii si organizeaza activitatea de constituire a fondului arhivistic propriu;
19.s) asigura predarea la termenul prevazut a arhivei constituite pe termene de pastrare;
20.t) consiliaza conducerea penitenciarului si structurile din cadrul institutiei in legatura cu aspectele ce vizeaza domeniul protectiei informatiilor clasificate;